Hospitality Coordinator

Mission principale

Véritable point d’ancrage du site, le/la Hospitality Coordinator assure l’accueil, la coordination quotidienne et le bon fonctionnement des espaces, tout en offrant une expérience 5 étoiles aux visiteurs, résidents et partenaires du Hub.

Responsabilités principales

Accueil & Expérience visiteurs

• Accueillir les visiteurs, VIPs, résidents et partenaires de manière professionnelle et chaleureuse.

• Gérer l’accueil téléphonique, filtrer et rediriger les appels.

• Assurer la gestion du vestiaire et l’orientation des visiteurs lors des événements.

• Organiser et conduire des visites du site.

Gestion opérationnelle du bâtiment

• Ouvrir et fermer le bâtiment selon les procédures définies.

• Veiller à la propreté, au rangement et à la bonne tenue des espaces communs.

• Assurer la gestion des stocks liés aux espaces communs (économat, revues, goodies, etc.).

• Piloter et maintenir les procédures d’ouverture et de fermeture.

• Gérer les inventaires (bibliothèque, équipements communs).

Gestion de l’espace café & convivialité

• Assurer le réassort, la propreté et la présentation du coin café/bar.

• Veiller à la qualité de l’expérience dans les espaces de convivialité.

Courrier, livraisons & logistique

• Réceptionner, trier et distribuer le courrier, les colis et les livraisons.

• Coordonner les transports (taxis, chauffeurs) pour les visiteurs et partenaires.

Communication interne & coordination

• Assurer la coordination avec les autres réceptions du campus.

• Gérer une boîte mail générique (tri, réponse, redirection).

• Animer ponctuellement les groupes d’information (visiteurs, étudiants, événements).

Soutien aux événements

• Soutenir l’équipe événementielle lors des événements (accueil, logistique, vestiaire).

• Participer à la bonne fluidité des opérations événementielles.

Support administratif & direction

• Soutenir l’organisation de l’agenda et des rendez-vous de la direction.

• Centraliser et suivre certaines candidatures ou demandes entrantes.

Relation avec les résidents

• Être l’interlocuteur quotidien des entreprises résidentes pour leurs besoins opérationnels, l’accueil de leurs visiteurs et la coordination interne.