Project Coordinator - Exam Planning Team (alle Geschlechter)
Full TimeJob Overview
Über Lingoda
Vor 12 Jahren gegründet, stellt sich Lingoda einer der drängendsten globalen Herausforderungen unserer Zeit: dem Bedarf wachsender Wirtschaften und alternder Bevölkerungen mit der Mobilität globaler Talente zu begegnen. Angetrieben von unserer Mission – „Menschen weltweit mit Sprachkenntnissen, kulturellem Verständnis und technischem Know-how auszustatten, damit Integration und Erfolg möglich werden“ – hat sich Lingoda als Vorreiter im Bildungsbereich etabliert.
Was wir tun
Lingodas effektives Lernmodell basiert auf Kleingruppenunterricht – mit über 800.000 Kursen pro Jahr, geleitet von 2.400 qualifizierten Lehrkräften. Unsere eigens entwickelte Curriculum-Plattform hilft Lernenden dabei, ihre Ziele zu erreichen – sei es für den beruflichen Aufstieg oder die erfolgreiche Integration in einem neuen Land.
Wen wir unterstützen
Lingoda ist ein schnell wachsendes und ambitioniertes Unternehmen, das sowohl im B2B- als auch im B2C-Bereich tätig ist: Während unser B2B-Geschäft in Deutschland besonders auf den Gesundheitssektor fokussiert ist – mit dem klaren Ziel, in weitere Branchen und Länder zu expandieren – erreichen wir im B2C-Bereich Lernende weltweit. Unsere Studierende lernen Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch und Italienisch – ganz egal, wo auf der Welt sie sich befinden.
Eine Sprache mit Lingoda zu lernen, ist eine bereichernde Erfahrung – möglich gemacht durch uns Lingodies, die unsere Lernenden auf jedem Schritt ihrer Reise begleiten. Wir leben das Lernen mit ihnen gemeinsam, um eine Welt der Verbindung und Möglichkeiten zu schaffen.
Warum du bei uns einsteigen solltest
Ein Einstieg bei Lingoda bedeutet, Teil eines Teams zu werden, das gemeinsam besser wird. Wir leben eine inklusive Kultur, in der Mut, Neugier und persönliches Wachstum gefördert werden. Erkenntnisse setzen wir in Taten um – und jede*r Einzelne trägt dazu bei, positive Veränderungen zu bewirken.
Werde Teil unserer Mission, Leben durch Bildung zu verändern.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Project Coordinator - Exam Planning Team (alle Geschlechter) mit Sitz in Berlin oder im Homeoffice.
Deine Mission bei uns:
Du bist für die strukturierte Durchführung der Prüfungsplanung, die Terminierung und die Verfolgung der Prüfungsvorbereitungen der Studierenden verantwortlich. Zudem spielst du eine Schlüsselrolle bei der Koordinierung von Prüfungsanmeldungen, der Überwachung der Einhaltung institutioneller Anforderungen und der Unterstützung von Studierenden während des Prüfungsprozesses.
Deine Mission bei uns:
Du bist für die strukturierte Durchführung der Prüfungsplanung, die Terminierung und die Verfolgung der Prüfungsvorbereitungen der Studierenden verantwortlich. Zudem spielst du eine Schlüsselrolle bei der Koordinierung von Prüfungsanmeldungen, der Überwachung der Einhaltung institutioneller Anforderungen und der Unterstützung von Studierenden während des Prüfungsprozesses.
Um in dieser Funktion erfolgreich zu sein, sind ein ausgeprägtes Organisationstalent, die Fähigkeit zur Verwaltung komplexer Planungsabläufe und eine klare Kommunikation mit Studierenden, Institutionen und Behörden erforderlich.
Deine Aufgaben:
- Planung und Koordination der Kenntnisprüfung unserer Teilnehmer:innen in unterschiedlichen Bundesländern unter Einhaltung regionaler Vorschriften
- Verlässliche Informationsweitergabe bei regulatorischen Änderungen und lösungsorientierte Unterstützung externer Partner
- Überwachung des Lernfortschritts, der Prüfungsbereitschaft und Zugangsvoraussetzungen unserer Teilnehmer:innen sowie kontinuierliche Datenpflege
- Förderung des Prüfungserfolgs durch bedarfsgerechte Unterstützungsangebote
- Enge Zusammenarbeit mit Schulen, Behörden und Einrichtungen zur Sicherstellung von Prüfungskapazitäten und fristgerechter Kommunikation
- Verwaltung komplexer Terminstrukturen, inklusive Umbuchungen und Sonderfällen
- Bearbeitung von Eskalationen wie beispielsweise kurzfristigen Absagen oder Störungen im Prüfungsablauf
- Klare, strukturierte Kommunikation mit Kooperationspartnern, Institutionen und Teilnehmer:innen
- Termingerechte Bearbeitung relevanter Unterlagen und Bereitstellung von Informationen
- Partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Kolleg*innen aus verschiedenen Fachbereichen zur gemeinsamen Zielerreichung
- Pflege und Weiterentwicklung eines internen Wissens-Hubs mit aktuellen Prozessen, FAQs und Schulungsmaterialien
- Sicherstellung der Einhaltung von Standard Operating Procedures (SOPs) für strukturierte Arbeitsabläufe
- Zusammenarbeit mit internen Teams zur Weiterentwicklung von Planungstools und Automatisierung auf operativer Ebene
- Monitoring relevanter KPIs (z. B. Termintreue, Fehlerquote, Umbuchungstrends) zur Identifikation weiterer Optimierungspotenziale
Das bringst du mit:
- Mindestens 2+ Jahre Erfahrung in der Prüfungskoordination, Terminplanung oder operativen Verwaltung – idealerweise in einem dynamischen Umfeld wie einer wachsenden Bildungsorganisation, dem Gesundheitswesen oder einem regulierten Bereich
- Fließende Deutschkenntnisse (C1/C2) sowie sehr gute Englischkenntnisse (mind. B2) für die Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
- Ausgeprägtes Zeitmanagement und Fähigkeit, enge Fristen einzuhalten und dabei die Übersicht zu behalten
- Erfahrung in der Verwaltung hoher Planungsvolumina und der effizienten Lösung von Terminkonflikten
- Sicherer Umgang mit CRM-, Planungs- und Ticketing-Systemen (z. B. Dixa, Zendesk, Asana)
- Fähigkeit, in einem sich stetig wandelnden Umfeld zu arbeiten und Prozesse flexibel anzupassen
Nice-to-Have:
- Erfahrung in der Prozesskoordination und der Umsetzung kleiner Workflow-Optimierungen
- Vertrautheit mit Compliance-gesteuerten Abläufen und regulatorischen Anforderungen