Avdelningsadministratör

Vi söker en Avdelningsadministratör till en myndighet in elkraft.

Detta är ett konsultuppdrag. Stationeringsort är Stockholm.

Tjänsten är på heltid.

Uppdraget innebär ett nära samarbete med kunden vilket ställer stora krav på flexibilitet och samarbetsförmåga.

Uppdraget

Rollen som avdelningsadministratör innebär att ge administrativt stöd till avdelningschef samt flera sektions- och enhetschefer. Syftet är att säkerställa ett effektivt och välstrukturerat verksamhetsflöde genom att avlasta cheferna i deras dagliga arbete. Rollen är delad mellan flera enheter och kräver självständighet, god prioriteringsförmåga och ansvarstagande i hantering av administrativa processer, dokumentation, personalstöd, inköp, ekonomi och kommunikation.

Arbetet omfattar planering, genomförande och uppföljning av administrativa uppgifter, koordinering av möten och interna aktiviteter, hantering av system och rutiner samt stöd till avdelningens ledningsgrupp. Administratören förväntas lyfta behov av omprioritering vid belastningstoppar och själv boka in nödvändiga avstämningar.

Arbetsuppgifter

Administrativt stöd till chefer

Hantera kalendrar, boka möten och förbereda material och presentationer.

Administrera och samordna underlag och beslut kopplade till konsulter och medarbetare (t.ex. delegeringar, jävsdeklarationer).

Uppdatera information och sidor på intranätet.

Personaladministration

Stöd vid onboarding och offboarding, inklusive beställning av utrustning, behörigheter och accesser.

Hantera semesterlistor samt stötta vid introduktionsprogram och interna aktiviteter.

Ekonomi och inköp

Genomföra inköp av material, utrustning och tjänster.

Ta fram enklare rapporter i UBW samt hantera fakturor och kontering vid behov.

Mötes- och eventkoordinering

Planera och koordinera interna möten, workshops och konferenser, inklusive lokal-, teknik- och cateringbokning.

Skapa agendor, föra protokoll och ge löpande stöd till ledningsgruppen, såsom planering av årshjul, agendor, dokumentation av beslut och uppföljning av actions.

Kommunikation och dokumentation

Uppdatera intranät och presentationsmaterial, skriva enklare beslutsunderlag och sköta dokumenthantering på filserver och SharePoint samt diarieföring.

Skapa och uppdatera rutiner inom eget ansvarsområde samt samverka med administratörsnätverket.

Arbetsledning och avstämningar

Månatliga avstämningar med enhets-/sektionschefer och två per månad med avdelningschef inför ledningsgruppsmöten.

Ansvar för att lyfta behov av prioritering och boka in avstämningsmöten.

Krav (OBS, obligatoriska)

Flytande svenska i tal och skrift.

Minst ett års eftergymnasial utbildning inom till exempel ekonomi, HR eller administration.

Minst 5 års arbetslivserfarenhet i rollen som administratör med arbetsuppgifter såsom:
-Dokumentation, uppföljning och rapportering av enheternas verksamhet
-Mötes- och konferensbokningar samt resebokningar
-Protokollskrivning
-Planering av möten och workshops
-On-/offboarding av medarbetare och konsulter
-Beställningar av olika slag (exempelvis: catering, kontorsmaterial, IT, etc.)

Minst 3 års arbetslivserfarenhet av att arbeta med MS Office program som Excel, Word, Powerpoint och Outlook.

Minst 3 års arbetslivserfarenhet av att dokumentera ledningsgrupps-/styrgruppsmöten eller liknande beslutande verksamhet. 

Meriterande

Minst 3 års arbetslivserfarenhet av administration i offentlig verksamhet, t.ex. statlig eller kommunal.

Minst 1 års arbetslivserfarenhet av ekonomisystemet UBW/Agresso eller motsvarande.

Övriga krav

Säkerhetsprövning: Säkerhetsprövning och registerkontroll krävs.

Om oss

Centios övergripande mål är att vara ett konsultbolag som erbjuder smarta och hållbara lösningar som utvecklar samhället på ett positivt sätt.

Våra medarbetare erbjuds villkor som är anpassade för individen. Det innebär att arbetstider, arbetsomfattning, arbetsplats och kompetensutveckling så långt som möjligt anpassas utifrån medarbetarens behov.

Bland våra medarbetare hittar du engagerad personer som brinner för samhällsutveckling. Vi jobbar i små grupper där du kan bidra med dina erfarenheter samtidigt som du får ta del av andras kunskap och erfarenhet.

För oss är det viktigt med välmående och att hitta en sund balans mellan arbete och fritid. Därför har vi en nollvision mot stress och sätter trivsel och hälsa främst.

Läs gärna mer om oss på centio.se.

Vänligen skicka ditt CV på svenska.

Vi ser fram emot din ansökan!