Coordonnateur(trice) des données et des documents

Un Coordonnateur des données et des documents est responsable de superviser l’organisation, l’entreposage et la gestion des documents numériques et physiques, ainsi que des données au sein d’une organisation. Ce rôle garantit que toute l’information est exacte, accessible, sécurisée et conforme aux exigences légales et réglementaires.
Il s’agit d’un poste hybride qui combine la gestion des données et la gestion documentaire, avec un accent sur l’optimisation des flux de travail liés à l’organisation, à l’archivage et à la récupération des documents et des données essentiels.

Responsabilités:

• Organiser et gérer les documents (dossiers employés, documents RH, etc.) au format numérique et physique;
• Mettre en place et maintenir des systèmes efficaces de classement et de recherche, afin que les documents soient facilement accessibles au personnel autorisé;
• Assurer une gestion adéquate des versions pour garantir que la version la plus récente est utilisée et que les versions antérieures sont archivées correctement;
• Participer à divers projets liés aux documents, tels que la décommission des anciens systèmes;
• Saisir et mettre à jour les données dans des bases de données, des feuilles de calcul ou d’autres systèmes, en assurant leur exactitude et leur intégrité;
• Examiner, analyser et nettoyer les ensembles de données pour garantir leur cohérence, en identifiant et en résolvant les écarts;
• Documenter les règles liées à la gestion des accès (rôles, paramètres de sécurité, etc.) et agir à titre de gardien pour assurer leur respect;
• Veiller à ce que les flux de données circulent de manière fluide entre les systèmes et coordonner l’intégration de nouveaux systèmes ou de nouvelles sources de données au besoin;
• Respecter les calendriers de conservation pour s’assurer que les documents et les données sont conservés pour la durée requise et éliminés adéquatement lorsqu’ils ne sont plus nécessaires;
• S’assurer que les documents et les données sont facilement accessibles et bien organisés pour les audits ou les examens juridiques.