Directiesecretaresse

Maak het verschil als directiesecreatresse bij Boskalis! Ben jij een proactieve probleemoplosser met uitstekende communicatieve vaardigheden? Heb jij oog voor detail en werk jij zeer nauwkeurig? Ben jij flexibel en kun je snel schakelen tussen verschillende taken en situaties? Heb je eerdere ervaring in een rol waarin je directie ondersteunde? Lees verder, want wellicht hebben wij de perfecte baan voor jou.

Als directiesecretaresse speel jij een cruciale rol om ervoor te zorgen dat de groepsdirectie zo efficiënt mogelijk kan werken. Jouw uitdaging is om zoveel mogelijk werklast op je te nemen en alle taken grondig voor te bereiden; je neemt graag werk uit handen, gevraagd en ongevraagd. Naast de dagelijkse coördinatie van de agenda en het afhandelen van correspondentie, vind je het leuk om veel verschillende andere taken uit te voeren. Zo organiseer jij tot in detail de zakenreizen, bereid je vergaderingen voor, maar vind je het ook niet erg om bij allerlei andere zaken te assisteren. Incidenteel kan het nodig zijn om te notuleren.

Je rapporteert rechtstreeks aan de business unit directeur van Marine Services en werkt nauw samen met een andere collega.

Wat ga je doen als directiesecretaresse?

• Je beheert en plant optimaal de agenda, inclusief coördinatie van interne en externe vergaderingen en zakenreizen;
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor alle stakeholders, maar ook voor collega's en je voorziet  iedereen van tijdige en juiste informatie;
• Je redigeert, controleert en bereidt bedrijfsdocumenten, presentaties en rapporten voor, waartoe uitstekende kennis van het Microsoft Office pakket benodigd is;
• Je handelt allerlei administratieve stromen af, waaronder declaraties.

Wat breng je mee?

Als directiesecretaresse moet je een organisatorische ‘krachtpatser’ zijn. Hoe druk of hectisch het ook wordt, jij blijft rustig en houdt altijd in de gaten wat er speelt. Je nauwkeurigheid is ongeëvenaard en je neemt de tijd om alles dubbel te controleren. Jouw persoonlijkheid past goed bij de bedrijfscultuur van Boskalis, die te typeren is als no-nonsense en resultaatgericht. Je weet gemakkelijk interne en externe contacten te leggen en te onderhouden. Je bent organisatiegevoelig en hebt oog voor detail. Je begrijpt als geen ander de gevoeligheden van het bestuurlijke en weet hiermee om te gaan. Je bent een teamspeler en samen met je collega’s zorg je voor rust en stabiliteit in een vaak hectische omgeving.

Verder:

• Diploma (bijvoorbeeld Schoevers of vergelijkbaar);
• Enige jaren relevante werkervaring als secretaresse op directieniveau;
• Uitstekende communicatievaardigheden in het Nederlands en Engels (schriftelijk en mondeling);
• Goede vaardigheden in ICT Office-toepassingen.

De volgende competenties zijn ook belangrijk voor de functie:

• Je neemt actie en denkt proactief met ons mee, in plaats van passief af te wachten wat er gebeurt.
• Onafhankelijk plannen en beheren van activiteiten en middelen efficiënt en effectief om doelen te bereiken.
• Bouw en van duurzame relaties en netwerken die bijdragen aan het bereiken van doelstellingen.