DIRECTOR OFICINA DE ASISTENCIA ECONOMICA - RECINTO DE BAYAMON

Título del Puesto  :    Director(a) de Asistencia Económica

Compañía :                 Caribbean University               

Departamento:           Asistencia Económica   

Clasificación :            Exento (FLSA)

Puesto reporta a:       Decano(a) de Asuntos Estudiantiles

Propósito principal del puesto:

Dirigir, planificar, evaluar y supervisar las operaciones y servicios de la Oficina de Asistencia Económica en el Recinto de Bayamón y los Centros de Carolina, Vega Baja y Ponce.  Responsable del cumplimiento de las actividades y operaciones para la adjudicación de ayudas económicas a estudiantes establecidas (fondos federales, estatales, fondos privados e institucionales) que se subscriban a las reglamentaciones existentes.  Estas deben estar alineadas a la misión y visión de la Universidad.

Tareas y responsabilidades

1. Desarrollar e implementar normativas y procedimientos que vayan a la par con los requisitos establecidos por agencias federales, estatales e institucionales; asegurándose que los informes requeridos se preparen de manera precisa y concisa, y sirviendo de enlace con los auditores externos.

 2. Asegurar que la Universidad mantenga mínimos o ningún señalamiento durante las auditorías internas y externas, aplicando eficientemente las leyes y regulaciones federales y estatales de cada programa de ayudas económicas que son administradas por la Oficina.

3. Contribuir con el logro de las metas de matrículas establecidas por la gerencia universitaria, articulando estrategias de ayudas económicas establecidas en el marco de las regulaciones, que apoyen incondicionalmente el reclutamiento y retención de los estudiantes. 

4. Asistir en el desarrollo de un personal departamental competente, productivo y eficaz mediante la contratación, capacitación, y supervisión a los empleados de la Oficina, como también de los estudiantes participantes del programa de Estudio y Trabajo Federal asignado al área.

5. Contribuir a la satisfacción de los estudiantes mediante la prestación de un servicio al cliente de calidad en todos aspectos de la administración de ayuda económica y servicios de empleo para estudiantes.

6. Asegurar que los estudiantes y los padres estén bien informados sobre la disponibilidad de las ayudas económicas al dirigir un programa de información pública que incluye materiales escritos, entrevistas personales y talleres.  

7. Mantener una comunicación asertiva y efectiva entre todas las áreas supervisadas mediante el uso de reuniones de personal, reuniones por TEAM, correos electrónicos y reuniones individuales con los empleados.

8. Promover y facilitar un entorno de trabajo que fomente el conocimiento, el respeto y el desarrollo de destrezas para relacionarse con personas de otras culturas, orígenes y discapacidad física.

9. Mantenerse competente y actualizado a través de la lectura profesional autodirigida, desarrollar contactos profesionales con colegas, asistir a cursos de desarrollo profesional y asistir a adiestramientos y conferencias de capacitación profesional, según sea necesario y requerido. 

10. Establecer en coordinación con el Director de la Oficina de Finanzas el calendario para la preparación y emisión de las nóminas de las ayudas económicas administradas por la oficina para cada término académico, nivel y recinto.

11. Supervisar la coordinación e implementación de los sistemas y módulos electrónicos que utiliza la Oficina en conjunto con el Supervisor del Departamento de IT (Sistemas de Información).

12. Supervisar directamente la reconciliación mensual de los fondos federales, estatales, privados e institucionales.

13. Establecer calendario de actividades de orientación a la población estudiantil y la coordinación de las labores requeridas en el recinto y centros, en conjunto con el Decanato de Asuntos Estudiantiles y directores de los Centros.

14. Mantener comunicación directa con el Departamento Atlético para la administración de las becas atléticas, reconciliación de fondos, y asistir en el desarrollo de informes requeridos por oficinas internas y agencias externas, tales como, Organización de la LAI y EADA.

15. Asistir estrechamente con la Oficina de Registro en la administración de la normativa de progreso académico satisfactorio (NPAS).

16. Desarrollar los procedimientos de verificación que vayan a la par con los requisitos federales determinados anualmente por el Departamento de Educación Federal.

17. Fomentar actividades para la divulgación de las fechas, documentos y procesos para completar la FAFSA anualmente.

18. Aprobar los expedientes de estudiantes identificados por el personal para la aplicación de condiciones especiales y de juicio profesional.

19. Mantener comunicación estrecha con el supervisor inmediato, notificar de cualquier irregularidad, situación a desarrollarse o que ocurra en el lugar de trabajo.

20. Cualquier otra tarea afín con el área o requerida por su supervisor o la Administración.