Coordonnateur.trice, Publications / Coordinator, Publications

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Identification de l’emploi

Titre de l’emploi : Coordonnateur.trice, Publications

Groupe : Curatorial

Division : Publications

Supérieur immédiat : Directeur Associé, Publications

Statut d’emploi : Contractuel, 3 ans, temps plein (35 heures/semaine)

Durée de l’affichage : 6 au 26 janvier 2026

Entrée en poste : Mars 2026

Mandat

Afin d'élargir l'accès à nos activités, y compris les expositions, les programmes publics, la recherche et la collection, le CCA gère un programme de publication à multiples facettes. Notre division Publications est responsable de la planification et de la production de ce programme, en l’alignant sur la vision et la stratégie de contenus du CCA. Ces publications servent de plateformes pour articuler et développer des idées sur l'environnement bâti, en encourageant de nouvelles lignes d’enquête à partir de perspectives diverses tout en favorisant le dialogue à travers des formats imprimés, électroniques et en ligne.

Sommaire de l’emploi

La personne titulaire de ce poste est chargée de coordonner les projets et les activités administratives de la division Publications. Elle assure la gestion des projets et fournit un soutien administratif, selon les besoins, y compris la programmation et les délais de livraison pour l’ensemble de l’équipe.

Principales responsabilités de l'emploi

Base (50 %) 

• Faciliter la communication entre les différents départements ou équipes, en veillant à ce que chacun soit informé des mises à jour du projet, des échéances et d’autres informations importantes.
• Coordonner les réunions et les autres activités de collaboration afin de s’assurer que toutes les parties prenantes soient impliquées et informées.
• Suivre l’avancement du projet, les délais et identifier les problèmes ou retards potentiels, en les communiquant aux parties prenantes. Identifier les possibilités d’amélioration des processus et recommander des changements pour accroître l’efficacité et l’efficience.
• Veiller à ce que toutes les ressources nécessaires soient disponibles pour soutenir les activités du projet, y compris le personnel, l’équipement et le matériel.
• Maintenir la documentation du projet, y compris les plans du projet, les rapports d’état et les procès-verbaux des réunions.
• Fournir un soutien administratif selon les besoins, y compris le suivi des budgets, la rédaction de contrats, la programmation des rendez-vous, la préparation des déplacements, la production de rapports et la gestion de la correspondance.
• Veiller au respect des politiques, des règlements et des normes en vigueur.

Spécifique (50 %) 

• Travailler en collaboration avec le directeur associé, publications pour innover dans les procédures de travail et organiser les opérations et procédures, notamment en les documentant et en élaborant des guides pratiques et de bonnes pratiques.
• Jouer un rôle de soutien dans l’accueil des nouveaux membres du personnel de la division ; gérer l'organisation interne telle que l’administration des cartes d’accès, des clés, de l’espace de bureau, etc.
• Tenir à jour une liste de traducteurs, de réviseurs et de rédacteurs pigistes et s’assurer des services de ces fournisseurs en fonction des besoins de l’équipe.
• Travailler en liaison avec les membres de l’équipe et les autres divisions pour coordonner et produire des listes d’envoi des publications.

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ENGLISH VERSION

Job identification

Job title : Coordinator, Publications

Group : Curatorial

Division : Publications

Supervisor: Associate Director, Publications

Status: Contract, 3 years, full-time (35 hours/week)

Posting period: 6 to 26 January 2026

Job entry: March 2026

Mandate 

The CCA develops a multifaceted publishing program with the aim to give visibility and facilitate access to the various areas of activity of the institution, including its exhibitions, public programs, research, and collection. The Publications division plans and produces this program as part of the institution’s broader content strategy and vision. CCA publications are an institutional tool for the articulation of new arguments on the built environment, promoting new lines of enquiry from different perspectives and fostering discussion through print, electronic, and online formats.

Job summary 

The incumbent is responsible for the coordination of projects and administrative activities of the Publications division. The Coordinator contributes to the management of publication projects and supports divisional activities by providing administrative support as needed, including assistance in the elaboration and tracking of production schedules.

Key responsibilities 

Basic (50%)

• Facilitates communication between different teams and departments, ensuring the distribution of planning calendars, project updates, and other relevant information.
• Coordinates meetings and other activities of the Publications division; compiles documents and distributes them to attendees.
• Tracks the development of project calendars, identifies potential delays or obstacles, and suggests improvements to existing procedures and tools to optimize the work of the division.
• Ensures the availability of resources needed for the development of projects in the division, including staff, equipment, and materials.
• Contributes to keeping project documentation up to date, including production schedules, reports, and minutes of meetings.
• Provides administrative support as required, including monitoring budgets, drafting contracts, scheduling appointments, preparing travel needs in the division, producing reports, and managing correspondence.
• Ensures compliance with existing institutional policies and standards.

Specific (50%)

• Collaborates with the Associate Director, Publications to improve work procedures and project workflows, in particular by documenting them and drawing up best-practice guides.
• Supports staff onboarding in the division, managing internal procedures such as administering access cards and allocating office space.
• Keeps a registry of freelance translators, copy editors, and proofreaders and requests their services in accordance with the needs of the division.
• Maintains the contact database and mailing lists for the division and coordinates the distribution list of CCA books with members of the other divisions.