Référent administratif secrétariat de Radiologie - Temps plein (H/F/X)

Dans ce rôle stimulant, le/la référente.e administrative du secrétariat Radiologie garantit le bon fonctionnement du secrétariat, veille au respect des procédures, à l'optimisation des processus et s’assure de l’exécution efficace des tâches par l’ensemble de l’équipe des secrétaires. Ainsi vous contribuez à offrir aux patients une prise en charge fluide et de qualité. 

Responsabilités spécifiques

• Gestion du personnel (horaires, congés etc)
• Gestion des inscriptions des patients
• Suivi de la facturation, des erreurs de facturation et gestion des plaintes
• Suivi des examens non protocolés ou non transmis
• Interface avec le service IT concernant les logiciels radiologiques (notamment PACS on Web)
• Gestion des agendas en radiologie (IRM, RX, CT, etc.) :
  • Vérification de la bonne prise des rendez-vous
  • Adéquation entre la prescription et l’examen demandé
  • Suivi des plages horaires réservées aux prescripteurs afin d’éviter toute sous-utilisation
• Mise à jour et suivi du vade-mecum du secrétariat :
  • Centralisation des informations essentielles (examens avec contraste, codification, combinaisons autorisées, etc.),  connaissance des codes de radiologie

Autres missions

• Amélioration de l’expérience patient au guichet
• Formation des secrétaires à la gestion des situations difficiles 
• Optimisation du flux de prise de rendez-vous (bornes, e-mail, call center, guichet), en semaine et le week-end
• Participation à la mise en place du nouveau système (Epic): gestion des demandes/prescriptions d’avances; organisation d’un système de contrôle et de validation des rdv
• Mise en place et suivi du processus d’onboarding des nouveaux collaborateurs