Administratief coördinator van het secretariaat Radiologie - Voltijds - (M/V/X)

In deze uitdagende rol is de administratief coördinator van het secretariaat Radiologie staat in voor de goede werking van het secretariaat, ziet toe op de naleving van de procedures, de optimalisatie van de processen en waakt over een efficiënte uitvoering van de taken door het volledige secretariaatsteam.

Zo draagt u bij aan een vlotte en kwaliteitsvolle patiëntenwerking.

Specifieke verantwoordelijkheden

• Coördineren van de personeelsplanning (werkroosters, verloven, enz.)
• Beheer van de patiëntenregistratie
• Opvolging van de facturatie, facturatiefouten en klachtenbehandeling
• Opvolging van onderzoeken waarvoor nog geen protocol werd opgesteld of die nog niet werden doorgestuurd
• Aanspreekpunt voor de IT-dienst met betrekking tot de radiologiesoftware (onder andere PACS on Web)
• Beheer van de agenda's voor de verschillende radiologische onderzoeken (MRI, RX, CT, enz.):
  • Controle van een correcte afsprakenplanning
  • Nagaan of de voorschriften overeenstemmen met het aangevraagde onderzoek
  • Opvolgen van de voor voorschrijvende artsen gereserveerde tijdsblokken om onderbenutting te voorkomen
• Actualiseren en opvolgen van het vademecum van het secretariaat:
  • Centraliseren van essentiële informatie (onderzoeken met contrastmiddel, codering, toegelaten combinaties, enz.)
  • Goede kennis van de radiologische nomenclatuur en coderingen

Overige taken

• Bijdragen aan een optimale patiëntenervaring aan het onthaal
• Opleiden en begeleiden van secretariaatsmedewerkers in het omgaan met moeilijke situaties
• Optimaliseren van de afsprakenstroom via de verschillende kanalen (afspraakkiosken, e-mail, callcenter en onthaal), zowel tijdens de week als in het weekend
• Meewerken aan de implementatie van het nieuwe Epic-systeem, onder meer door het beheer van aanvragen en voorschriften vooraf en het opzetten van een controle- en validatieproces voor afspraken
• Uitwerken en opvolgen van het onboardingproces voor nieuwe medewerkers