Assistant·e administratif·ve formation

Mission

Au sein de l’unité de formation, rattaché·e à la Coordinatrice Formation, l’Assistant·e Formation prend en charge l’organisation administrative et l’intendance des sessions de formation. Il ou elle assure un support en matière de mise à jour et de classement du matériel et des documents pédagogiques. Il ou elle suit l’aspect budgétaire et la facturation des formations. Il ou elle est l’interlocuteur privilégié des stagiaires et des intervenants.

Responsabilités principales

Assurer l’intendance et l’organisation des formations

• Communiquer auprès des départements formation de MSF les calendriers de formation
• Gérer et suivre activement les inscriptions, établir la liste des stagiaires
• Faire parvenir aux stagiaires les convocations, informations pratiques et documents administratifs
• Organiser l’hébergement des stagiaires et des intervenants
• Réserver les salles et organiser l’intendance des éventuels repas et collations
• Accueillir les stagiaires, leur distribuer les per diem (si nécessaire) et assurer la gestion administrative des remboursements de frais de transport
• Assurer, sur le lieu du stage, l’administration de certaines formations décentralisées
• Gérer les déplacements des formateurs

Assurer l’assistance pédagogique

• Contribuer à la maintenance de la bibliothèque formation avec le Coordinateur pédagogique
• Commander les guides et matériels nécessaires aux formations
• Archiver le matériel pédagogique par thème et par formation
• Appuyer les coordinateurs pédagogiques dans la relecture, la traduction et la mise en page du matériel pédagogique (présentations, études de cas)
• Mettre à disposition les documents et matériels pédagogiques nécessaires aux intervenants et aux stagiaires
• Tenir à jour les bases de données des stagiaires et des intervenants et fournir les analyses et synthèses de participation pour les bilans annuels

Assurer la gestion financière des formations

• Élaborer les documents administratifs : conventions, documents requis par les organismes payeurs
• Tenir la caisse formation
• Préparer la documentation nécessaire à l’élaboration des factures et suivre les encaissements
• Contribuer à l’élaboration des budgets avec la responsable de formation
• Suivre, valider et affecter analytiquement les dépenses des formations
• Effectuer le suivi budgétaire des dépenses par formation et la synthèse globale annuelle
• Valider les écritures comptables à intervalles réguliers
• Élaborer les bilans annuels et effectuer les formalités administratives (Ministère du Travail, etc.)

Participer à la diffusion de l’information sur les formations

• Contribuer à l’élaboration du programme et des objectifs des formations et en assurer la diffusion
• Répondre aux demandes d’information sur les formations proposées par Epicentre