Biroja koordinators(-e)/ Office Coordinator

Šī ir klientu apkalpošanas un biroja administrēšanas amata pozīcija dinamiskā un strauji mainīgā biroja vidē, kas prasa regulāru saziņu ar darbiniekiem, apmeklētājiem un ārējiem sadarbības partneriem. Amats ietver vairāku uzdevumu vienlaicīgu pārvaldīšanu, darbu mainīgu prioritāšu apstākļos, kā arī augstu profesionalitātes un klientu apkalpošanas standartu uzturēšanu. Veiksmīgais kandidāts jutīsies komfortabli, strādājot patstāvīgi, pieņemot ikdienas lēmumus un ātri pielāgojoties operatīvajām vajadzībām.

Galvenie pienākumi:

• Nodrošināt biroja atbalsta pakalpojumus, lai veicinātu Evolution Latvia biroja efektīvu un rezultatīvu darbību;
• Sagaidīt, palīdzēt un/vai novirzīt apmeklētājus pie attiecīgā uzņēmuma darbinieka;
• Apstrādāt ienākošo un izejošo korespondenci atbilstoši uzņēmuma politikām, parakstīt piegāžu saņemšanu un nodot tās atbildīgajām personām, saņemt, reģistrēt un nosūtīt sūtījumus un kravas uzņēmuma struktūrvienībām vai partneriem;
• Pārvaldīt biometrisko sistēmu, taksometru pakalpojumu, apmeklētāju reģistrācijas sistēmu un reģistrēt apmeklētājus saskaņā ar noteiktajām procedūrām;
• Pārvaldīt un uzraudzīt telpaugu kopšanas un dārzkopības pakalpojumu sniedzējus;
• Nodrošināt, lai recepcijas zona vienmēr būtu kārtīga un tīra, sadarboties ar apsardzes dienestu;
• Uzturēt biroja telpas labā tehniskā stāvoklī, organizēt nepieciešamos remontdarbus, izmantojot pieteikumu sistēmu (ticketing system), un uzraudzīt pakalpojumu kvalitāti;
• Pārvaldīt galveno ēdamzonu un mazās virtuves, nodrošinot tajās kārtību;
• Uzturēt vispārējo biroja kārtību un uzraudzīt uzkopšanas personāla darbu;
• Piedalīties jauno nodaļas darbinieku apmācību procesos;
• Koordinēt un uzturēt administratīvos uzskaites datus, piemēram, darbinieku, viesu un apakšuzņēmēju autostāvvietu uzskaiti;
• Pārvaldīt Wiki lapu un EvoSpace saistībā ar amata pienākumiem;
• Organizēt “Fame Wall” satura atjaunošanu un uzraudzīt tā tehnisko stāvokli;
• Pirms birojam nepieciešamo preču vai pakalpojumu pasūtīšanas saskaņot tos ar vecāko recepcijas speciālistu un biroja vadītāju;
• Pārbaudīt un nodrošināt, lai kafijas automāti, tirdzniecības automāti un cita biroja tehnika būtu darba kārtībā, kā arī nepieciešamības gadījumā organizēt tehnisko apkopi;
• Uzraudzīt biroja saimniecības preču krājumus, rūpēties par pārtikas produktu un ūdens piegādēm, veikt pasūtījumus, kontrolēt piegādes, nepieciešamības gadījumā iepirkt preces un sagatavot izdevumu atskaites;
• Uzraudzīt un koordinēt jautājumus, kas saistīti ar sporta zāli un jogas nodarbībām;
• Nodrošināt atbilstību visām uzņēmuma politikām, procedūrām un vadlīnijām;
• Rūpēties par biroja uzturēšanu būvdarbu, krāsošanas darbu, mēbeļu uzskaites, pārdošanas, utilizācijas, iegādes un uzturēšanas jomā;
• Palīdzēt plānot un sagatavot sanāksmes, konferences un telefonkonferences, kā arī nodrošināt nepieciešamo biroja piederumu pieejamību sapulču telpās;
• Aizvietot kolēģus viņu atvaļinājumu, slimības vai citu prombūtņu laikā. Aizvietošana notiek darba laikā un netiek uzskatīta par papildu darbu;
• Izskatīt un risināt klientu sūdzības vai radušās problēmas.

This is a front-facing role in a fast-paced office environment, requiring frequent interaction with employees, visitors, and external partners. The role involves managing multiple responsibilities in parallel, working with changing priorities, and maintaining high professional and service standards. The successful candidate will be comfortable working independently, making day-to-day decisions, and adapting quickly to operational needs. 

Key responsibilities:

• Provide office support services to ensure efficiency and effectiveness within Evolution Gaming office;
• Greet, assist, and/or direct the public to the appropriate host employee;
• Dealing with incoming/outgoing correspondence in line with the policy, sign for deliveries and direct them to the appropriate staff member, receive/register and send mails and cargos from/to company parties or partners;
• Manage Biometric system, taxi service, visitors’ sign-up system and register visitors in line with the policy;
• Manage and supervise plants & gardening service;
• Ensure that the Reception area are kept tidy and clean always, cooperate with Security;
• Maintain the condition of the office and arrange necessary technical repairs via ticketing system, manage performance;
• Manage main canteen and small kitchens to be always in order;
• Maintain general office tidiness and supervision of cleaners;
• Take a part in training processes of the new employees in department,
• Co-ordinate and maintain administrative records such as staff parking, parking for guests and subcontractors etc.;
• Managing wiki page & EvoSpace for related responsibilities;
• Manage ‘Fame wall’ updates and supervise technical condition;
• Pre-approve all office related orders with Senior Receptionist & Office Manager;
• Check and ensure that coffee, vending machines and other office equipment are in working condition, arrange technical maintenance if required;
• Monitor office supplies inventory and take care of groceries and water supplies in the office- place order, control deliveries, and go for shopping if needed, prepare expense reports;
• Monitor and manage with Gym and Yoga related matters;
• Ensure compliance with all company policies, procedures, and guidelines;
• Take care of maintaining office in terms of construction works/repainting works, furniture inventory/selling/utilization/ordering and maintenance of existing;
• Assist in the planning and preparation of meetings, conferences, and conference telephone calls, ensure availability of office supplies in meeting rooms;
• Replace colleagues during their vacations, sick leaves, and other absences. Replacement takes place during working time, and it is not considered as additional work;
• Deal with customer complaints or issues.