Attaché(e) d’administration et de gestion

Titre du poste : Attaché(e) d’administration et de gestion

Unité administrative : Représentation de l’OIF pour le Moyen-Orient (REPMO)

Lieu d’affectation : Beyrouth, Liban

Statut et grade : Emploi à recrutement international / Niveau P, grade P2 échelon 1

Durée de l’engagement : 3 ans renouvelables, assortie d’une période probatoire de 6 mois

Traitement annuel de base : 42 674 euros

Ajustement annuel de poste :  19 459 euros

Autres avantages : En cas de recrutement en dehors du lieu d’affectation : prise en charge du transport A /R du lieu de recrutement au lieu d’affectation (+ indemnité de première installation)

Allocations et indemnités prévues par le Statut du personnel

Participation au régime de prévoyance de l’Organisation

Date limite d’envoi des candidatures : le 14 octobre 2025

Numéro de l’appel à candidatures : AC/SRH, N° 27/2025 du 23 septembre 2025

 FONCTIONS PRINCIPALES

Au sein de la Représentation de l’OIF pour le Moyen-Orient (REPMO), sous l’autorité hiérarchique du Représentant de l’Organisation internationale de la Francophonie (OIF) pour le Moyen-Orient et la supervision technique du Directeur de l’administration et des finances (DAF), le/la titulaire du poste sera chargé(e) de : 

En matière d’administration générale et suivi  :

•  planifier le calendrier, en lien avec les autres membres de l’équipe de la REPMO, des audiences diplomatiques et des entretiens avec les partenaires de la REPMO ;

• apporter sa contribution à la préparation des activités mises en œuvre par la REPMO ;

• coordonner, en lien avec la Coordonnatrice Achats et marchés publics (DAF), la gestion et le suivi de l’ensemble des services opérationnels administratifs de la REPMO (politique des achats, renouvellement des prestataires, gestion des contrats d’assurance, politique de sécurité des bâtiments et des personnes, etc…) ;

• participer à l’amélioration des outils de gestion conformément aux procédures en vigueur au sein de l’Organisation ;

• assurer le suivi administratif délégué par le Représentant ;

• préparer et suivre les missions du Représentant ;

• participer à la rédaction et la mise en forme de documents ainsi qu’à leur suivi et classement ;

• prendre en charge le tri, la distribution l’affranchissement et l’enregistrement du courrier ;

• mener les démarches nécessaires à la récupération de la TVA ;

• contrôler l'état des stocks, définir les besoins en approvisionnement et les commandes à passer.

 En matière de protocole et de communication :

• participer activement à l’organisation des évènements et des activités de communication de la REPMO ;

• agir comme point de contact / coordonnateur(trice) pour les événements à l'échelle de la REPMO ;

• assurer le rôle de premier interlocuteur auprès des visiteurs et des partenaires de la REPMO et accueillir les visiteurs du Représentant et les orienter.

En matière de budget et finance :

• coordonner avec la DAF le suivi budgétaire et financier et procéder au rapprochement de la comptabilité et du budget pour la REPMO ;

• accompagner le suivi des documents contractuels (contrats, budgets, engagements juridiques) et bons pour paiement de la REPMO ;

• confirmer les créations de contacts ou d’organismes dans le PGI (SAP) ;

• procéder à la vérification et à la dématérialisation des factures, à la codification et à l’enregistrement des factures fournisseurs et au suivi des fournisseurs et des relances ;

• effectuer la vérification de toutes les autres dépenses et des recettes ; 

• vérifier et/ou effectuer des transferts d’écritures dans le PGI (SAP) ;

• faire le rapprochement et le suivi des opérations de trésorerie (banques, caisses) ;

• procéder au lettrage des comptes tiers ;

• effectuer le pointage des comptes généraux ;

• faire les opérations de clôture budgétaire.

En matière de gestion des ressources humaines :

•  coordonner avec le Service des ressources humaines (SRH) la gestion des dossiers du personnel de la REPMO (dossiers individuels, congés, politique de formation, évaluation, plan de carrière, etc.…) ;

• être le relais du SRH pour toutes les informations liées à la gestion du personnel. 

 En matière de gestion informatique :

• coordonner avec la Direction des Systèmes d’Information (DSI) le déploiement des ressources informatiques au sein de la REPMO ;

• en collaboration avec le Siège, s’assurer de la cohérence des systèmes et de la formation à leur utilisation.

Autres activités, y compris en matière de gestion de projets :

• identifier des possibles partenaires/bénéficiaires/activités s’inscrivant dans le cadre de l’action programmatique de la REPMO ;

• coordonner/soutenir différents projets appuyés par la REPMO  (préparation, mise en œuvre et suivi) ;

• exécuter d’autres tâches qui seront assignées par le Représentant, selon les besoins du service.