Assistant(e) d’administration

Titre du poste : Assistant(e) d’administration

Unité administrative : Institut de la Francophonie pour le développement durable (IFDD)

Lieu d’affectation : Québec, Canada

Statut et grade : Emploi à recrutement local / Niveau B, grade B4 échelon 1

Durée de l’engagement  : 3 ans renouvelables, assortie d’une période probatoire de 6 mois , possibilité de renouvellement en CDI à l’issue des 3 ans

Traitement annuel de base :  43 076  dollars canadiens (CAD)

Autres avantages : Allocations et indemnités prévues par le Statut du personnel

Participation au régime de prévoyance de l’Organisation

Date limite d’envoi des candidatures : le 14 octobre 2025

Numéro de l’appel à candidatures : AC/SRH, N° 28/2025 du 23 septembre 2025

 FONCTIONS PRINCIPALES

L’Institut de la Francophonie pour le développement durable (IFDD), organe subsidiaire de l’Organisation internationale de la Francophonie (OIF) établi à Québec (Canada) depuis plus de 35 ans, œuvre pour faciliter la coopération au service de la transition écologique et du développement durable, dans les 93 États et gouvernements membres de la Francophonie.

L’IFDD recrute un(e) Assistant(e) d’administration.

Sous l’autorité de la Directrice de l’IFDD et la supervision directe du Coordonnateur principal, il/elle aura pour principale mission de contribuer à la réalisation des projets et au bon déroulement des activités.

A ce titre, et plus spécifiquement, il/elle aura la responsabilité des activités ci-dessous :

• assurer la gestion et le suivi administratif et financier des projets suivis par l’IFDD au moyen d’outils dédiés ;

• prendre en charge le suivi ou la préparation de certains dossiers ou certaines réunions dans le cadre défini avec le Coordonnateur principal ;

• contribuer au respect des règles de circulation interne des documents, des procédures administratives et financières et de confidentialité ;

• assurer le lien avec les interlocuteurs internes et externes pour donner une information de premier niveau ;

• effectuer le travail bureautique du projet (correction et mise en page des documents, saisie informatique, classement, et.) ;

• contribuer à l’élaboration des contrats, s’assurer de leur conformité et vérifier les budgets ;

• faire le suivi administratif des contrats auprès des partenaires ;

• participer à l’organisation logistique des activités (lettres d’invitation, billets d’avion, hébergement, calcul des indemnités de séjour, location, réservation de salle, banquet, assurance voyages etc.) ;

• assurer la gestion des participant(e)s lors des activités ;

• préparer les missions à l’étranger de l’équipe de l’IFDD ;

• dans le progiciel de gestion intégrée SAP : créer les comptes fournisseurs, effectuer les actions pour engager les dépenses et réserver les crédits liés au projet et préenregistrer les factures pour les missions ;

• rassembler, préparer et traiter les documents pour les paiements ;

• assurer le suivi des comptes à recevoir et tenir une liste des engagements juridiques ;

• faire le suivi auprès des partenaires pour la clôture budgétaire ;

• traiter les rapports financiers et dépouiller les pièces justificatives reçues à la fin des activités ;

• effectuer des calculs et préparer les différents documents pour le service financier ;

• élaborer les rapports financiers pour les subventions reçues par l’IFDD ;

• assurer l’interface avec les services financiers ;

• organiser la relation avec les prestataires ;

• s’acquitter de toute autre tâche connexe confiée par le Coordonnateur principal et/ou la Directrice de l’IFDD pour permettre le bon fonctionnement de l’Institut.