Ein- und Auszugs-Officer (w/m/d)

In dieser Position in unserer Facility Management Organisation in Deutschland trägst du massgebend zur Sicherstellung der Mieterzufriedenheit sowie Reduktion von Beschwerden, Mängelbeseitigungen, u.ä. bei.

Zu deinen Aufgaben gehören unter anderem:

Vor-Einzug (Ready-to-Let / Ready-to-Move-In)

• Durchführung strukturierter Wohnungschecks anhand definierter Checklisten

• Identifikation, Dokumentation und Nachverfolgung von Mängeln vor Einzug

• Anstoßen notwendiger Folgeleistungen Dispatcher

• Vorbereitung des Welcome-Pakets: Kontaktwege, Notfallnummern, Abfall- und Hausordnung, Energie- und Zählerinformationen

Einzug & Wohnungsübergabe

• Terminabstimmung mit Mieter:innen in enger Zusammenarbeit mit Vermietung und Customer Care

• Durchführung der Wohnungs- und Schlüsselübergabe inkl. Übergabeprotokoll

• Erfassung der Zählerstände 

• Erstellung von Zustands- und Mängelprotokollen inkl. Fotodokumentation

• Anlage strukturierter Tickets für Defekte und Fehlteile,inkl. Fotos, Zugangshinweisen und Priorisierung

• Einweisung der Mieter:innen in relevante Themen

Nachbetreuung (frühe Nutzungsphase)

• Proaktiver Check-in mit Mieter:innen 

• Bündelung offener Punkte sowie transparente Kommunikation zum Bearbeitungsstand

• Unterstützung bei Rückfragen zu Zählerständen oder Messdienstmeldungen

• Eskalation an zuständige Stellen (z. B. Technischer Service), falls erforderlich

• Verteilung von Mieterinformationen (Aushänge, Post) sowie Pflege von Namensschildern und Briefkästen

Auszug & Wohnungsabnahme

• Durchführung von Vorab-Terminen zur Auszugsvorbereitung

• Durchführung der Endabnahme inklusive Schlüsselrückgabe, Erfassung der Zählerstände inkl. Fotodokumentation, Erstellung eines Zustands- und Schadensprotokoll

• Anstoßen der Make-Ready-Maßnahmen (Reinigung, Malerarbeiten, Kleinreparaturen) über Dispatcher

• Qualitätskontrolle der durchgeführten Leistungen

• Wohnungsfreimeldung an die Vermietung

Administration

• Schlüssel- und Zugangsverwaltung 

• Pflege von Material- und Welcome-Pack-Beständen 

• Dokumentation aller Tätigkeiten gemäß interner Vorgaben

• Unterstützung bei einfachen administrativen Aufgaben vor Ort