Secrétaire de service H/F, 80%, CDI - Direction de l'Action sociale

Votre mission

Au sein d’une équipe polyvalente et transversale, vous assurez le bon fonctionnement du secrétariat des chefs de service et êtes la personne de référence pour l’ensemble des aspects administratifs liés aux collaborateurs des unités terrain.

Vous coordonnez les séances et projets en lien avec les services concernés et en assurez le suivi administratif.

Vous participez au travail transversal de l’institution, facilitez l’accès aux prestations, orientez les partenaires internes et externes et contribuez à la qualité de l’image de l’Hospice général.
Vous soutenez les chefs de service et les responsables d’unité dans les domaines administratifs et financiers.

Vos activités principales

Accueil, information, orientation

• Assurer la permanence téléphonique des services qui vous sont rattachés, informer et orienter les demandes ;
• Assurer également l’accueil physique des partenaires internes et externes et garantir une orientation adéquate.

Gestion administrative et organisation

• Gérer de manière autonome les courriels, le courrier, les téléphones et le calendrier des chefs de service (Outlook, planification, priorisation des messages et traitement selon consignes) ;
• Gérer l’environnement informatique des services (valise informatique, scan, classement) ;
• Organiser et planifier les activités opérationnelles (coordinations, séances thématiques, groupes de travail, etc.) ;
• Assurer le suivi des échanges et réunions avec les partenaires internes et externes ;
• Répondre aux sollicitations internes et externes en lien avec les activités des services ;
• Concevoir et assurer la communication des services (présentations, intranet, etc.) ;
• En cas de besoin, prendre le compte-rendu d’une séance, le finaliser et le diffuser ;
• Gérer le processus de facturation ;
• Gérer les aspects administratifs des unités (décisions assignées en GED : lecture, correction, suivi, impression, envoi) ;
• Rédiger les demandes d’autorisation de dépenses ;
• Mettre en forme les conventions ;
• Assurer la mise à jour des informations sur les sites intranet ;
• Participer à l’élaboration et à l’amélioration des outils de travail internes ;
• Évaluer l’urgence des demandes, garantir le cadre et les processus administratifs et alerter en cas de problème dans les unités.

Suivi RH

• Gérer administrativement le profil des collaborateurs en coordination avec les gestionnaires RH (DM, DAE, accès SSI) ;
• Gérer les dossiers des collaborateurs rattachés aux chefs de service ;
• Effectuer les démarches d’intégration des nouveaux collaborateurs ;
• Assurer, par délégation, le suivi des absences sur l’outil dédié ;
• Crypter les dossiers confidentiels du personnel ;
• Élaborer les projets de certificats de travail.

Travail transversal, institutionnel et partenarial

• Collaborer avec l’ensemble des unités et services de l’institution dans une logique de transversalité ;
• Contribuer aux évolutions de l’Hospice général par vos compétences administratives ;
• Assurer le lien avec les RH pour les engagements, modifications contractuelles et fins de rapports de service ;
• Collaborer avec les analystes et le contrôle de gestion pour le suivi budgétaire et des EPT ;
• Représenter un point de référence identifié par les partenaires internes et externes ;
• Faciliter les relations partenariales.

Responsabilités spécifiques

• Gérer le suivi des interprètes : résolution des problématiques liées aux demandes, coordination avec le service d’interprétariat, vérification de la facturation ;
• Gérer les commandes auprès des fournisseurs et l’économat (CCA) ;
• Commander les fournitures de bureau pour le service ;
• Commander traiteurs et suivre les devis pour certains événements (ex. journée au vert).

Activités complémentaires

• Assurer au besoin une présence dans les unités terrain ;
• Assurer toute autre tâche déléguée par les chefs de service.