Assistant administratif en santé au travail H/F, 80%, CDM, Service Santé du Personnel - Ressources humaines

Votre mission

L’assistant·e administratif.ve en santé au travail est responsable du suivi des processus administratifs, de la bonne tenue et de la mise à jour de l’espace collaborateur, ainsi que de l’accueil des collaborateur·trice·s par téléphone et par courriel.

Pleinement engagé·e dans la démarche d’amélioration continue du service, il/elle fait preuve de force de proposition dans son domaine de compétence.

Sa mission consiste à contribuer à la promotion de la santé physique et psychique ainsi qu’à la qualité de vie au travail du personnel de l’institution, à travers diverses actions de prévention primaire, secondaire et tertiaire. Ces actions profitent autant à l’employeur — en favorisant un bon climat de travail, la performance, le respect du cadre légal et la présence au travail — qu’aux employé·e·s, en renforçant leur bien-être, l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, ainsi que leur capacité d’autodétermination et d’implication dans leur vie professionnelle.

Vos activités principales

• Assurer l’accueil téléphonique en faisant preuve d’écoute et de bienveillance envers les collaborateur·trice·s ;
• Effectuer un pré-entretien d’évaluation des besoins de manière à préparer un dossier complet pour les collègues concerné·e·s.
• Participer à l’élaboration et à la mise à jour des outils de travail et des procédures nécessaires au bon fonctionnement du service ;
• Assurer la bonne tenue des dossiers du SSP, de leur création à leur archivage ;
• Rédiger les courriers administratifs et les comptes rendus de séances ;
• Suivre les différents processus administratifs (facturation, réception de formulaires, visites d’aptitude, consultations médicales – médecin du travail et médecin-conseil –, coordination de l’information entre les différents partenaires, etc.) ;
• Gérer les stocks du service (pharmacie, matériel ergonomique, etc.) et effectuer les commandes lorsque nécessaire ;
• Tenir à jour l’espace collaborateur du service ;
• Participer à l’élaboration et à l’organisation des séances de formations et d'information dispensées par le SSP ;
• Tenir à jour le registre d’activité ;
• Garantir la protection, la confidentialité et la sécurisation des données personnelles ;
• Contribuer à l’analyse de l’activité en collaboration avec le/la responsable du service.