Office Manager / Bras droit administratif – Cabinet dentaire (H/F/X)

À propos de l’entreprise 

Notre client est un cabinet dentaire à taille humaine situé dans le Brabant Wallon. L’équipe est composée de quatre personnes : deux dentistes dont la fondatrice et deux hygiénistes. Le cabinet existe depuis 10 ans et est moderne.  La dentiste fondatrice est spécialiste en chirurgie et est très tournée vers les nouvelles technologies (digitalisation, innovation, projets de chirurgie naviguée). Elle donne des formations à d’autres dentistes. Elle participe à des congrès en Belgique, à Paris, à Dubai.  

Pourquoi les rejoindre ? 

• Votre rôle sera central : vous devenez le point de repère administratif et organisationnel, le bras droit de la dirigeante. 

• Parce que vous aimez structurer, organiser 

• Pour le côté humain & médical : vous travaillez aux côtés d’une dentiste reconnue, investie, d’une équipe médicale et côtoyez des patients ainsi que des délégués commerciaux, des professionnels du médical (dentiste, prothésiste, délégués médicaux.-.  

• Et pour finir, vous aimez les petites équipes qui s’entendent bien, qui partagent des moments conviviaux   

Votre rôle 

Vous êtes le bras droit administratif / office manager du cabinet.  
Votre mission principale : remettre de l’ordre, assurer le suivi et structurer les processus, avec une vision globale. 

Vos missions principales 

• Gérer la facturation : tri, encodage, suivi des devis non signés, échéanciers, factures fournisseurs. 

• Nettoyer et structurer les documents existants pour préparer un classeur clair et exploitable pour le comptable. 

• Assurer le suivi des encaissements : acomptes, reconnaissances de dettes, paiements manquants. 

• Vérifier les dossiers sur la plateforme INAMI : attestations électroniques, corrections, suivi régulier. 

• Gérer le stock et aider à mettre en place un outil de scan déjà existant mais peu utilisé. 

• Jouer un rôle de référent RH administratif : horaires, congés, absences, coordination quotidienne. 

• Suivre les relations avec les labos et prothésistes : factures, décomptes, rétrocessions. 

• Aider à structurer l’organisation du cabinet : préparer les réunions courtes, suivi des tâches, mise en place progressive de processus. 

• Aider à organiser les sessions de formations destinées aux dentistes : gestion des invitations, préparation des informations, accueil des participants, … 

  Exemples concrets 

• Reprendre un mois de factures arrivées par différents canaux (privé, livraison, fournisseurs) et les remettre au clair. 

• Vérifier pourquoi certains patients ont versé un acompte sans solde final et relancer correctement.