Gestionnaire administratif ou administrative et financière au sein du Département de chirurgie - 60% à 80%

Dans le cadre de vos fonctions, vous contribuez à la bonne gestion administrative, financière et logistique du département. Vous préparez, gérez et assurez le suivi de dossier complexes confiés par la hiérarchie. Vous prenez des décisions en vertu d’une délégation de pouvoir confiée par la hiérarchie.

Vous prenez en charge les tâches administratives et financières inhérentes à l’organisation et à la mission du département. Vous procédez à la collecte, la synthèse, l’analyse d’informations et de données et assurez leur diffusion aux personnes concernées. Vous participez également à des projets de services et soutenez votre hiérarchie dans le pilotage de projet de grande envergure.

Vous participez à des groupes de travail et des commissions tout en développant et en entretenant les contacts nécessaires à la réalisation des missions citées ci-dessus.

Vous gérez en autonomie les fonds hors exploitation du département et à cette fin, vous collaborez avec les chercheurs et les médecins cadres. Vous établissez les rapports des fonds et collaborez étroitement avec la comptabilité.

Vous gérez de manière autonome des dossiers jusqu'à leur finalisation dans un ou plusieurs domaines relevant des compétences du ou de la responsable administrative et financière adjointe. En fonction de l'organisation du département, vous pouvez assurer la fonction de correspondant financier pour la gestion des fonds de tiers du département :

La gestion des locaux, des équipements, des travaux et de la logistique du département ;
La gestion des achats et de l'approvisionnement du département ;
La qualité des processus de documentation clinique du département.

Vous assurez le traitement intégral des dossiers, évaluez les besoins, analysez les demandes, récoltez les informations et prenez les actions nécessaires. Vous assurez le suivi des dossiers, leur planification, leur réalisation, leur comptabilisation, gérez la correspondance, passez des commandes, établissez des rapports et effectuez des contrôles. Vous tenez le rôle de référent au sein du département pour le ou les domaines concernés, proposez et formalisez les procédures de travail, facilitez l'introduction des nouveaux processus ou fonctionnalités, assurez l'information, la formation et le support.

Vous prenez des décisions en vertu d'une délégation de pouvoir confiée par la hiérarchie, dans le respect des budgets et directives en vigueur, en prenant en compte les besoins des utilisateurs et utilisatrices.

Vous prenez en charge les tâches administratives et financières inhérentes à l'organisation et à la mission du département. Vous soutenez les services du département dans leur gestion administrative et financière, contribuez à leur bon fonctionnement opérationnel, leur performance, leur développement, leurs projets et l'optimisation de leurs processus. Vous soutenez le ou la responsable administrative et financière et son équipe dans la réalisation de leurs missions, gérez la correspondance et le référentiel documentaire. Vous mettez à jour les procédures.