Cheffe ou Chef de secrétariat - 100%

Rattaché ou rattachée à la Responsable des soins du département, vous assurez le bon fonctionnement opérationnel, administratif et organisationnel de l’activité. Véritable relais entre le ou la Responsable des soins et les différents services du département, autres départements et directions de l’institution, vous accompagnez le ou la Responsable des soins dans la gestion quotidienne, stratégique et humaine de son activité, tout en encadrant les équipes de secrétariat.

Vous gérez les priorités et apportez des solutions rapides et efficaces aux problématiques opérationnelles afin de garantir la continuité des activités. Dans une logique d’amélioration continue, vous identifiez, analysez et proposez des actions visant à optimiser les processus internes et à renforcer l’efficience globale. Vous assurez également un rôle de coordination en faisant le lien et facilitant la communication et la diffusion claire des décisions et des priorités.

Vous assistez le ou la Responsable des soins dans l’exercice de ses fonctions en prenant en charge les aspects opérationnels et organisationnels, afin de lui permettre de se concentrer sur les enjeux stratégiques. Partenaire de confiance, vous gérez avec loyauté, discrétion et confidentialité les dossiers sensibles et stratégiques. Vous anticipez les besoins, identifiez et signalez les problématiques ou opportunités majeures nécessitant son attention. Vous assurez également la gestion de l’agenda, la priorisation des réunions et l’organisation des engagements en fonction de leur importance. Enfin, vous collectez, triez, analysez et synthétisez les informations nécessaires à la prise de décision, en vous appuyant sur une connaissance approfondie des dossiers. Vous organisez et préparez les réunions, incluant l’élaboration des ordres du jour, l’envoi des convocations et la rédaction des procès-verbaux. Vous garantissez la qualité, la fiabilité et le respect des délais des traitements administratifs.

Dans le cadre de vos fonctions, vous êtes amenée ou amené à vous déplacer régulièrement sur les différents sites du département. Vous dirigez, animez et encadrez une équipe de secrétariat composée de plusieurs collaborateurs et collaboratrices réparties sur plusieurs sites. Vous organisez et coordonnez les activités des secrétariats afin de garantir la continuité et la qualité du service sur l’ensemble des sites. Vous veillez au maintien et au développement des compétences professionnelles des collaboratrices et collaborateurs, en favorisant la montée en compétences et l’harmonisation des pratiques. Vous assurez le recrutement du personnel administratif, ainsi que leur intégration, leur formation et leur encadrement au quotidien. Enfin, vous garantissez une transmission fluide de l’information et le bon fonctionnement d’un réseau de communication efficace.