Менеджер Департамента документационного обеспечения (замещение на время декретного отпуска)

1) осуществляет регистрацию, учет, выдачу и хранение решений руководства Университета по основной деятельности, контролирует исполнение поручений, данных в решениях;

2) ведет перечень решений руководства Университета по основной деятельности;

3) ведет учет   решений руководства Университета по основной деятельности, утративших свою силу;

4) осуществляет контроль над исполнением решений руководства Университета по основной деятельности и готовит анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по решениям руководства по основной деятельности, информирует ответственных исполнителей и руководителей структурных подразделений о сроках исполнения, готовит информацию руководству Университета об исполнительской дисциплине;

5) ведет табель типовых форм решений Университета, осуществляет мониторинг и контролирует актуальность типовых форм решений Университета, организовывает работу по актуализации старых и разрабатывает новые типовые формы решений для Школ Университета;

6) ведет табель учета рабочего времени работников Подразделения;

7) создает учетные записи во внешних сервисах электронного документооборота, которые использует Университет и контролирует процесс выгрузки пакетов электронных документов структурными подразделениями и Школами;

8) осуществляет прием, проверку и организацию хранения документов органов Университета (Управляющий совет, Академический совет и Научный совет)

9) консультирует работников Университета по работе в системе электронного документооборота, осуществляет связь с администраторами и разработчиками СЭД по вопросам, входящим в его компетенцию;

10) принимает участие в формировании бюджетной заявки Подразделения на соответствующий финансовый год в соответствии со статьями бюджета Университета;

11) оказывает методическую помощь структурным подразделениям и организациям Университета по ведению делопроизводства и организации документооборота;

12) готовит документы по вопросам, входящим в компетенцию Подразделения;

13) принимает участие в процессах идентификации, оценки, управления, мониторинга рисков в рамках курируемого направления;

14) исполняет обязанности (замещает) работников Подразделения в период их временного отсутствия (сроком до одного месяца).

15) своевременно и надлежащим образом выполняет задания Непосредственного руководителя и руководства Университета;

16) соблюдает требования законодательства Республики Казахстан и внутренних документов Университета;

17) отвечает за соблюдение трудовой и служебной дисциплины;

18) несет ответственность за обеспечение целостности официальных документов, а также предотвращение разглашения или утечки конфиденциальной и служебной информации, а также информации ограниченного доступа в соответствии с законодательством, Уставом и внутренними документами Работодателя;

19) в случае увольнения несет ответственность за своевременную передачу всей бумажной документации, цифровой информации, инвентаря другому работнику по указанию непосредственного руководителя (по акту приема-передачи).