Менеджер Департамента документационного обеспечения

1) принимает исходящую корреспонденцию Университета и осуществляет ее регистрацию, ведет учет и обеспечивает хранение;

2) осуществляет контроль за правильностью оформления исходящих писем в системе электронного документооборота;

3) принимает исходящую корреспонденцию с пометкой «Для служебного пользования» и осуществляет ее регистрацию и ведет учет;

4) принимает обращения (заявления) физических и юридических лиц, осуществляет их регистрацию, ведет учет и обеспечивает хранение;

5) осуществляет контроль над исполнением обращений (заявлений) физических и юридических лиц в установленные сроки, регулирование хода их исполнения;

6) осуществляет анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по обращениям (заявлениям) физических и юридических лиц, систематически информирует ответственных исполнителей и руководителей структурных подразделений о сроках исполнения, готовит информацию руководству Университета об исполнительской дисциплине;

7) готовит информацию для рассмотрения руководством Университета по исполнению некоторых документов Университета, свод которой осуществляет Подразделение;

8) оказывает методическую помощь структурным подразделениям и организациям Университета по ведению делопроизводства и организации документооборота;

9) осуществляет взаимодействие с курьерскими службами (обратная связь, контроль над исполнением договорных обязательств, контроль расходования средств по актам выполненных работ и актам сверок);

10) организовывает работу по изготовлению бланков Университета;

11) консультирует работников Университета по работе в системе электронного документооборота, осуществляет связь с администраторами и разработчиками СЭД по вопросам, входящим в его компетенцию;

12) осуществляет формирование графиков и организацию работы по обучениям, проводимых Подразделением, и взаимодействует со структурными подразделениями / Школами по вопросам проведения обучений;

13) готовит документы по курируемым вопросам, входящим в компетенцию Подразделения;

14) участвует в формировании бюджетной заявки Подразделения на соответствующий финансовый год в соответствии со статьями бюджета Университета;

15) принимает участие в процессах идентификации, оценки, управления, мониторинга рисков в рамках курируемого направления.