Ассистент Декана (временная позиция)

Ассистент выполняет следующие трудовые обязанности: 

1) принимает и проверяет правильность оформления проектов документов, передаваемых Декану на рассмотрение и подписание, а также осуществляет их качественное редактирование;   

2)   принимает и проверяет поступающую на рассмотрение Декану Школы корреспонденцию, а также, в соответствии с принятым решением, в последующем передает ее исполнителям, для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

3)   взаимодействует со структурными подразделениями и/или организациями Университета по вопросам предоставления документов и отчетностей;

4)   ведет делопроизводство в Школе;

5)   осуществляет подготовку проектов докладов, отчетов и других материалов, необходимых для работы Декана Школы;

6)   осуществляет контроль над учетом и хранением, состоянием и сохранностью документов Школы до передачи их на хранение в архив Университета;

7) передает дела согласно номенклатуре Школы, на хранение в Архив;

8) ежегодно разрабатывает проект номенклатуры дел Школы;

9) выдает, хранит, ведет учет бланков Университета, подлежащих защите в Школе;

10)   организует и координирует встречи Декана Школы, в целях разработки эффективного трудового распорядка дня;

11)   организует заседания советов и других совещаний, проводимых Деканом Школы (осуществляет сбор необходимых материалов, оповещает участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация);

12)   ведет, оформляет и контролирует исполнение протоколов совещаний;

13) регистрирует решения Декана Школы и обеспечивает ознакомление заинтересованных лиц;

14) организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудниками Школы;

15) содействует в планировании рабочего дня Декана, ведет ежедневного рабочее расписание и организует встречи Декана;

16) осуществляет техническое обеспечение деятельности Декана (заказ транспорта, билетов; организация встреч, переговоров и др.);

17) осуществляет подготовку необходимых документов при оформлении ежегодного трудового отпуска, командировок Декана;

18) ведет номенклатуру дел Школы в соответствии с внутренними нормативными документами Университета; 

19) ведет переписку по кругу своих функциональных обязанностей; 

20) участвует в процессах идентификации, оценки, управления, мониторинга рисков в рамках курируемого направления;

21) своевременно и надлежащим образом выполняет задания непосредственного руководителя и руководства Университета;

22) соблюдает требования законодательства Республики Казахстан и внутренних документов Университета; 

23) отвечает за соблюдение трудовой и служебной дисциплины;

24) несет ответственность за обеспечение целостности официальных документов, а также предотвращение разглашения или утечки конфиденциальной и деловой информации, а также информации ограниченного доступа в соответствии с законодательством, Уставом и внутренними документами Работодателя;

25) в случае увольнения несет ответственность за своевременную передачу всей бумажной документации, цифровой информации, инвентаря другому работнику по указанию непосредственного руководителя (по акту приема-передачи).