Assistant·es – Science, technologie et innovation

Responsabilités principales

Soutien organisationnel, réunions et missions

• Organiser des ateliers, réunions et conférences, notamment en s’occupant de la réservation des salles, de l’organisation des réceptions et de la préparation de la liste des personnes participantes, et apporter un soutien administratif pendant le déroulement des réunions.
• Organiser et préparer les missions officielles d’agent·es, notamment les modalités de voyage et le traitement des états de frais à l’aide du logiciel SAP ; réunir les fichiers des notes d’information et aider à la préparation des rapports de mission.

Publications et documents

• Apporter son concours à la préparation de documents et rapports dans les deux langues officielles (français et anglais), conformément au Guide de Style de l’OCDE. Il s’agira notamment d’en assurer la relecture et le formatage, en utilisant les logiciels standard de l’OCDE.
• Rédiger de courtes correspondances ou notes dans les deux langues officielles.
• Mettre en place et tenir à jour des systèmes efficaces de gestion des dossiers, de recherche structurée de documents et de gestion des flux de travail.
• Téléverser des documents sur les différents sites de la plateforme O.N.E Community.
• Aider à la préparation de contenus destinés au site internet, en veillant à ce que l’information soit actualisée régulièrement.

Administration générale

• Préparer les contrats, les demandes de recrutement et les ordres de paiement aux expert·es invité·es et aux consultant·es extérieur·es.
• Intervenir en renfort des autres membres du personnel de soutien de la Division, si nécessaire.
• S’acquitter d’autres tâches en fonction des besoins.

Apprentissage permanent et amélioration des processus

• Se tenir au fait des engagements professionnels de la Direction, des étapes et des principales sources de financement, et soutenir l’équipe chargée de l’analyse des politiques pour la mise en œuvre du Programme de travail et Budget.
• Prendre l’initiative de suggérer des améliorations pouvant être apportées aux processus administratifs, à l’organisation opérationnelle et aux méthodes de travail.
• Adopter une démarche ouverte à l’apprentissage permanent face à l’évolution des systèmes et procédures internes et des outils informatiques utilisés.
• Rester au fait des règles financières et/ou de gestion des ressources humaines relatives aux tâches confiées.