Office and Business Support Manager – Filiale Abu Dhabi

Main Responsibilities:

• Accounting Interface:

· Collect and transmit the necessary information to the external accounting firm.

· Monitor customer and supplier invoices, validate and forward for payment.

· Check reconciliations and report to headquarters.

• Administrative and Supplier Follow-up:

· Manage supplier payments and monitor due dates.

· Set up and monitor framework agreements with local service providers.

• Office Management:

· Supervise the administrative and logistical needs of the office (facilities, general services).

· Manage relationships with local service providers (maintenance, supplies, price negotiations, etc.).

• Payroll Management:

· Prepare payroll data and transmit to headquarters or the payroll provider.

· Ensure compliance with local legal obligations.

· Handle visa requests and health insurance files.

• Expense Report Monitoring:

· Check supporting documents and ensure compliance with internal policy.

· Forward information to headquarters for reimbursement.

• Coordination with Headquarters:

· Act as the link between the subsidiary and support teams in France (Finance, HR, Legal, IT).

· Apply group procedures and provide regular reporting.

FR: 

Missions principales :

• Interface comptable :

Collecter et transmettre les informations nécessaires au cabinet comptable externe.

Suivi des factures clients et fournisseurs, validation et transmission pour paiement.

Contrôle des rapprochements et reporting au siège.

• Suivi administratif et fournisseurs :

Gestion des paiements fournisseurs et suivi des échéances.

Mise en place et suivi des contrats-cadres avec les prestataires locaux.

• Office Management :

Supervision des besoins administratifs et logistiques du bureau (locaux, services généraux).

Gestion des relations avec les prestataires locaux (maintenance, fournitures, negotiation des prix etc.).

• Gestion des paies :

Préparation des éléments de paie et transmission au siège ou au prestataire paie.

Veille au respect des obligations légales locales.

Gestion des demandes de VISA et des dossiers mutuelles

• Suivi des notes de frais :

Contrôle des justificatifs et conformité avec la politique interne.

Transmission des informations au siège pour remboursement.

• Coordination avec le siège :

Assurer le lien entre la filiale et les équipes support en France (Finance, RH, Juridique, IT).

Application des procédures groupe et reporting régulier.