Aprendiz Sena en Asistencia Administrativa

About the role

• Como Aprendiz Sena en Asistencia Administrativa, serás responsable de gestionar las operaciones diarias de la oficina, asegurando el manejo eficiente de llamadas telefónicas, visitantes, y suministros de oficina, y coordinando los servicios de mensajería internos y externos. Desempeñarás un papel clave en el mantenimiento del buen funcionamiento de la oficina, apoyando diversas tareas administrativas y facilitando las interacciones entre empleados, proveedores y visitantes. 

What you will do

• Gestionar, revisar y asegurar que el proceso de firma digital de documentos para LATAM hasta asegurar su completa ejecución. 
• Coordinar viajes de los colaboradores: realizar cotizaciones, reservas de tiquetes, hoteles y transporte, y hacer seguimiento hasta asegurar que todo quede todo confirmado y entregado al viajero. 
• Clasificar y distribuir el correo y los paquetes entrantes y salientes de la empresa. 
• Responder y dirigir las llamadas telefónicas entrantes de manera oportuna y profesional. 
• Recibir y asistir a los visitantes, incluyendo proveedores y personas no empleadas de PayU, asegurando que su visita esté bien gestionada y dirigida apropiadamente. 
• Digitalizar y gestionar documentos relacionados con las funciones de recepción para el correcto mantenimiento de registros. 
• Registrar el ingreso y salida de personas no empleadas a la oficina, asegurando que se sigan los protocolos de seguridad adecuados. 
• Mantener la comunicación y una buena relación laboral con la administración del edificio. 
• Realizar pedidos de suministros de oficina y servicios de limpieza necesarios. 
• Gestionar y organizar documentos relacionados con la recepción y las operaciones de la oficina. 

What you need to succeed

• Estar disponible para iniciar la etapa productiva  
• Estar habilitado para contrato de aprendizaje, ya sea el primer contrato o estar en una cadena de formación. 
• Residir en Bogotá o alrededores. 
• Siendo propositivo y con habilidades de comunicación asertiva 
• Tener buen manejo de office, en especial Excel