Assistant(e) Admin et Logistique de Base

OFFRE D’EMPLOI

People In Need est une organisation internationale non-gouvernementale sans but lucratif créée en 1992 et basée en République Tchèque. Actuellement, PIN est active dans 23 pays dans le monde. Depuis 2015, PIN est l'une des ONG les plus importantes dans les États membres de l'UE qui travaillent dans les secours et le développement.

PIN a démarré ses activités au Sud-Kivu, en RDC en 2008. PIN est active notamment dans les secteurs de santé, sécurité alimentaire, justice, EHA et nutrition. Elle est aussi le Co-lead du cluster nutrition/ Sud Kivu.

People In Need recherche des candidats de la plus haute intégrité et du plus grand professionnalisme qui partagent nos principes humanitaires. La sélection du personnel est faite sur une base concurrentielle, et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l’équilibre entre les genres.

Ainsi, les Candidatures féminines, des personnes vivant avec handicap sont vivement encouragées et privilégiées.

Nous rappelons à tous les candidats que le processus de recrutement au sein de PIN est équitable, transparent et gratuit.

PIN n’exige de pont de vin, de frais, ni de paiement, en aucun stade du processus de recrutement.

Au cas où quelqu’un vous adresse une telle demande, veuillez rapporter cela dans la boite à suggestion ou à cette adresse [email protected]

Poste : Assistant Admin et logistique de base

Département : RH/Administration, Finances et Logistique

Lieu : Numbi dans la ZS de MINOVA

Superviseur direct : Chef de projet (superviseur Hiérarchique) RH/Admin/Finance/Logistique (Superviseurs technique)

Date limite de dépôt : Le 14 Novembre 2025

Responsabilité générale : Le/l’Administrateur de la Base est responsable de tous les aspects de travail de finances, RH et logistique au niveau de la Base. Elle/il est chargé(e) notamment de la gestion de la caisse de la Base, de l’archivage des documents administratifs. Et, Il/elle est disponible pour appuyer le programme et l’administration PIN dans les autres tâches administratives.

Responsabilités

Gestion des finances

·        Assurer l’application des procédures administratives et financières en utilisant la documentation nécessaire pour l’achat du matériel, les paiements, l‘utilisation de l’équipement, la gestion du personnel

·        Archivage approprié de la documentation ;

·        Gérer les avances opérationnelles ;

·        Approuver les avances et les justifications des dépenses du personnel national recruté pour le projet

Gestion des RH/ Administration

·        Gérer le personnel du projet notamment en ce qui concerne le suivi des heures d’arrivée au travail et de sortie, des absences, des congés, des évaluations périodiques ;

·        Mettre à jour les dossiers du personnel du Projet, assister aux recrutements si besoin;

·        Sur autorisation du Chef de Projet, représenter PIN auprès des autorités Administratives et politiques ;

·        Sur autorisation de l’Administration centrale, répondre aux correspondances adressées à PIN dans le cadre du Projet,

Caisse du terrain

·        Gérer la caisse du terrain d’après les règles décrites dans le Manuel Financier de PIN ;

·        Servir les avances approuvées ;

·        Classer tous les bons de caisse dans un classeur spécifique.

·        Tenir le Registre de la caisse du terrain à jour ;

·        Vérifier hebdomadairement la balance de caisse et envoyer la fiche de Vérification de la caisse à Bukavu.

Réception et Gestion de Stock

·        Assurer la réception gestion de stock logistique en maintenant la traçabilité et l'assurance qualité conformément aux directives de PIN.

·        Assurer la réception des matériels livrés au bureau PIN de Numbi/ Minova par différents fournisseurs en collaboration avec chargé d’Approvisionnement. S'assurer que la vérification est bien faite, les documents liés à cette étape comme la facture est déposée, le bon de livraison et le bon de réception sont signés entre les deux parties.

·        Participer au déchargement et au chargement des matériaux lors de toute activité reliée à la réception et à l'expédition du stock dans les aires de santé.

·        Compléter et mettre à jour régulièrement la fiche de stock électronique pour la gestion des matériels de donation.

·        Communiquez au chef de projet et/ou Coordinateur terrain lorsque les matériels sont disponibles dans l’entrepôt de NUMBI pour permettre de planifier la demande de transport et vous envoyer une liste de répartition lorsque les matériels concernent plusieurs aires de santé avant d’organiser le transport.

Gestion des dépôts

·        L’entrepôt de Numbi étant sous supervision du Log base MDM, s'assurer que l’espace de stockage PIN est sécurisés, l'entretien et la propreté sont effectués régulièrement.

·        En collaboration avec le responsable des achats PIN, l’assistant log de MDM et le log base de Minova, planifier les livraisons et préparer l'espace pour la réception des matériaux.

·        Lorsque vous avez besoin d'espace suffisant pour le stockage des matériels logistiques et de donations, collaborer avec l’assistant log MdM de Numbi ainsi que le Log base MDM pour demander d'espace au niveau de la base de Numbi.

Les achats

·        Sur la base des besoins logistiques au niveau de la base de Numbi, préparez la demande d'achat ou bon de commande et introduisez-la dans ELO pour approbation.

·        Sur demande du service des achats, faites les études de marché dans la zone de Numbi et partagez les cotations en provenance de fournisseurs.

Transport et Maintenance

·        Sur demande du coordinateur terrain, log base de Minova et / ou du coordinateur logistique de Bukavu, vous pouvez organiser le transport de staff et de matériels dans la zone.

·        S’assurer que le Logbook est complété régulièrement avant le départ de motard et au retour.

·        Faire le suivi de la maintenance de motos PIN en collaboration avec les conducteurs.

Rapportage

·        Rapporter mensuellement au superviseur direct et opérationnel de l’état de l’exécution du projet notamment en ce qui concerne les volets RH, Administration, Logistique et finances. (Tout en mentionnant les points forts et les difficultés/obstacles)

Divers

·        Être disponible à effectuer toute autre tâche jugée utile par PIN ;

·        Respecter les normes fixées par PIN dans la réalisation des activités

Formation/Expérience

Obligatoire :

-        Education : Au moins un diplôme de Graduat en Economie, gestion financière, sciences Administratives ou tout autre domaine de gestion pertinent.

-        Expérience : Expérience professionnelle d’au moins 1 an dans la gestion des RH, Administration, finances et logistique, dans le secteur humanitaire ou privé.

-        Une expérience minimum de 6 mois de travail dans le domaine de la logistique avec les ONG.

-        Expertise/connaissance technique : connaissances pratiques en gestion du personnel, procédures administratives et financières, informatique seront un grand atout

-        Langues : langues locales, swahili, français, la connaissance de l’anglais est un atout

-        Informatique : Notions de bases de Excel (tableaux, formules basiques), Word et Outlook

-        Autre : bonne aptitude physique, manuel, débrouillard, bon comportement, personne de confiance, Flexibilité et facilité d’apprendre, Être sérieux et strict dans le respect de temps, Bon sens/bonnes capacités organisationnelles, être attentif aux détails et gérer efficacement son temps, Forte compréhension de la confidentialité

-        Expérience de travailler avec plusieurs ONG/ONGI est un atout

Avantages de travailler pour PIN   

·        Salaire basé sur l'échelle salariale interne. Les candidats seront informés au début du processus de recrutement.

·        Horaire de travail standard de 40 heures par semaine, du lundi au vendredi.   

·        Per diem et indemnité de logement pour le travail en dehors du bureau d'affectation, selon le lieu.  

·        PIN accord l’indemnité de transport à ses employés 

·        PIN couvre tous les frais liés aux déplacements professionnels (par exemple, la visite de sites de projets). Cela comprend l'hébergement et le transport.   

·        18 jours de congés annuels payés (soit 1.5 jours par mois) et après 5 ans ininterrompus de service, 24 jours de congés annuels (soit 2 jours par mois).  

·        Soins médicaux, PIN couvre une assistance médicale complète : HPGRB et BIOPHARM pour l’employé(e), son conjoint et ses enfants.  

·        Congé de maladie entièrement payé jusqu'à un mois  

·        Congé de maternité de 3 mois pour les staffs basés Bukavu et 6 mois avec un travail au bureau à coordination pour tout staff femme délocalisée, conformément à la loi, pendant lequel 2/3 du salaire est versé.  

·        Réduction de la journée de travail d'une heure pendant les 6 mois suivants le retour du congé de maternité.  

·        Congé de paternité de 2 jours de la coordination et 5 jours pour les staffs délocalisés 

·        Crédits de communication sont donnés mensuellement  

·        PIN favorise une croissance de la carrière et la mobilité interne   

·        Environnement international avec la possibilité d'apprendre des autres programmes nationaux de PIN et des départements basés au siège à travers des échanges via diverses plates-formes (Skype, teams…).    

·        Renforcement des capacités avec des formations internes et externes, y compris la formation d'initiation.  

·        Des cours d'anglais pendant le temps de travail  

·        Possibilités d'apprentissage interne en ligne, comme l'accès à la plateforme e-learning de PIN et aux webinaires.   

·        PIN organise des événements d'entreprise pour renforcer l'esprit d'équipe  

·        Environnement de travail amical et équitable avec un petit collectif où tout le monde se connaît. 

People in Need (PIN) s'engage à prévenir tout type de comportement indésirable au travail, y compris le harcèlement, l'exploitation et les abus sexuels et à promouvoir le bien-être des enfants et des adultes avec lesquels PIN est en contact. PIN attend de tout le personnel qu'il s'acquitte de ses responsabilités professionnelles conformément au code de conduite et aux politiques clés de PIN (disponibles à l'adresse : https://www.peopleinneed.net/key-policies-4142gp). Toutes les offres d'emploi seront soumises à des références satisfaisantes et à des vérifications appropriées. 

Nous nous engageons à garantir la diversité et l'égalité des sexes au sein de notre organisation et encourageons les candidats issus de milieux divers à postuler. 

Les dossiers de candidatures doivent contenir :

-      Une lettre de motivation décrivant l’expérience dans le domaine précité ;

-      Un Curriculum vitae avec 3 personnes de référence (parmi ces contacts un contact du RH du dernier employeur) et leurs contacts téléphone et E-mail ;

-      Photocopies des diplômes, attestations de services rendus et preuves de formation ;

-      Copie de la Carte ONEM exigée

Ce poste vous intéresse ? Postulez : 

Envoyez votre dossier, avec comme objet RH PIN RDC 2025/32

Vous pouvez postuler via Workable en cliquant sur ce lien :

PIN n'accepte que les candidatures en ligne via Workable, les documents papier ne seront pas pris en compte.

NB :

1)     Les candidats présentant le meilleur profil recherché seront présélectionnés et conviés à un entretien Ecrit et Oral.

2)     Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

3)     La personne recrutée est censée avoir été recrutée à Bukavu.

                                                                                                                         Fait à Bukavu, le 03/11/2025

                                                                                                                       Pour l’Administration PIN,