Office Manager & Sales Assistant

Per la nostra sede di Milano siamo alla ricerca di una figura di Office Manager & Team Assistant / Sales Assistant: un ruolo centrale e trasversale, a diretto contatto con il management, pensato per chi vuole essere un punto di riferimento organizzativo e operativo per tutta l'azienda.

Di cosa ti occuperai:

1) Gestione ufficio e facility 

• Gestione operativa dell'ufficio di Milano (rapporti con la proprietà, acquisti, fornitori)
• Coordinamento con la sede di coworking di Roma (gestione contratto e accessi team)
• Supporto nella ricerca di nuovi spazi ufficio

2) Amministrazione e finance

• Gestione pagamenti aziendali (stipendi, fornitori, adempimenti) tramite bonifici, carte di credito e home banking, con relativo rapporto con la banca
• Elaborazione mensile delle note spese aziendali
• Supporto amministrativo per il rinnovo di documentazione societaria (es. CCIAA, DURC, visura camerale, assicurazioni) e adempimenti vari, in coordinamento con lo studio fiscale

3) Eventi e comunicazione interna

• Organizzazione di piccoli eventi aziendali e team building (acquisti, logistica, catering, prenotazione spazi)
• Gestione delle comunicazioni interne al team (canali aziendali, avvisi, informazioni)

4) Qualità, sicurezza e compliance

• Supporto al Responsabile Qualità per la preparazione di documenti e processi in vista degli audit ISO 9001
• Ruolo di Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS): organizzazione corsi di formazione, supporto rinnovo DVR, coordinamento visite mediche del team
• Supporto a procedure e reportistica di Gruppo (es. raccolta dati CSR/ESG)

5) HR operations e people support

• Punto di contatto per il team italiano su:
  • Onboarding e offboarding dei dipendenti (dotazioni, policy aziendali e di sicurezza)
  • Coordinamento con l'IT internazionale per la gestione delle dotazioni tecnologiche
  • Rapporti con fornitori di hardware e telefonia
  • Gestione del welfare aziendale e delle piattaforme dedicate (buoni pasto, fondi sanitari e assistenziali)
  • Fleet management: gestione del parco auto aziendale (assegnazione, manutenzione, contratti, sinistri)
  • Prenotazione di trasferte e gestione delle relative note spese dove richiesto

6) Supporto commerciale (Sales Assistant)

• Organizzazione dell'agenda del management
• Supporto all'aggiornamento dei contatti clienti/prospect e alle attività di recall su campagne marketing (tramite CRM)
• Elaborazione e gestione della documentazione per qualifiche fornitori e contratti clienti
• Elaborazione, revisione e pubblicazione della documentazione necessaria alla partecipazione a gare con clienti pubblici e privati, nel rispetto delle scadenze