Assistant d'Agence Grands Projets H/F

Votre rôle : Chef d'orchestre administratif de l'agence

Rattaché(e) au Directeur des Agences Grands Projets, vous gérez l’administratif courant de l’agence tout en étant le relais privilégié entre les salariés du terrain et les fonctions support. Vous travaillez en étroite collaboration avec les autres assistants de la région (dont vous assurez ponctuellement le backup).

Vos activités s'articulent autour de 5 piliers majeurs :

• Assistanat d’Agence & Support Opérationnel :
  • Accueil physique et téléphonique des visiteurs/prestataires.
  • Gestion des commandes de fournitures, abonnements et factures de frais généraux.
  • Collecte et transmission des notes de frais au service Comptabilité (Nancy).
  • Organisation des comités d’agence, réunions et événements internes.
  • Traitement du courrier (entrant/sortant), gestion des livraisons et affichage réglementaire.
  • Accompagnement du manager en cas de déménagement de site.
• Support RH & Recrutement (de l'entrée à la sortie) :
  • Recrutement & Intégration : Création des besoins sur l'outil RH, parcours d'intégration et suivi des périodes d'essai.
  • Logistique RH : Commande et distribution du matériel (IT, téléphones, véhicules, cartes BTP/pro, EPI et vêtements de travail).
• Hygiène, Sécurité et Environnement (QSE) :
  • Déclaration immédiate des accidents du travail en lien avec le Pôle QSE.
  • Planification et saisie des visites médicales (embauche, reprise, périodique) dans AGIR’S.
  • Suivi et mise à jour des habilitations/certifications du personnel (CACES, électrique, amiante) dans GINKO.
• Montage des Dossiers d’Appels d’Offres (AO) :
  • Recherche des Dossiers de Consultations des Entreprises (DCE).
  • Montage de la partie administrative des candidatures et réponses aux AO.
  • Compilation des dossiers techniques préparés par les équipes commerciales.
  • Enregistrement et suivi des acceptations des offres et devis.
• Soutien Regional :
  • Assurer le backup ponctuel des fonctions administratives de la région.