Office Administrator

Als Office Administrator in München bist du für die ganzheitliche Organisation und Koordination aller administrativen Aufgaben im Büro verantwortlich. Dazu gehören insbesondere lokale administrative Tätigkeiten, das Facility Management sowie Themen rund um Arbeits- und Gesundheitsschutz (Health & Safety).

Du arbeitest eng mit dem Local People Advisor (HR) und dem Office Lead zusammen und stellst sicher, dass alle Services und Maßnahmen effizient und reibungslos umgesetzt werden, um die Ziele und Anforderungen der Organisation bestmöglich zu unterstützen.

Deine Aufgaben:

People-Partnering-Modell: Sicherstellung einer engen und effektiven Zusammenarbeit mit den People Advisors deutschlandweit, den Centres of Excellence (CoEs) sowie PeopleOperations.
Unterstützung bei der Weiterentwicklung von Prozessen und Arbeitsweisen und aktives Mitwirken an Veränderungen innerhalb der People-Organisation.

Office Administration und Anwesenheitsmanagement:

Verantwortung für allgemeine organisatorische, administrative und unterstützende Bürotätigkeiten, einschließlich gelegentlicher Empfangsaufgaben.
Betreuung des lokalen Anwesenheitsmanagements im Zeiterfassungssystem, Bearbeitung von Krankmeldungen sowie weiteren Abwesenheitsanträgen, bei denen der lokale People Advisor als Eskalationsstelle fungiert.
Organisation von Post- und Paketsendungen. Prüfung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen sowie Unterstützung bei Payroll-Themen, wenn erforderlich.

Lokale Mitarbeitenden-Engagement-Aktivitäten:

Unterstützung bei der Organisation und Durchführung verschiedener Mitarbeiterevents.
Vorbereitung, Koordination und Betreuung interner und externer Meetings im Büro.

Facility- und Dienstleistermanagement:

Steuerung und Betreuung aller lokalen Dienstleister am Standort München, einschließlich Vereinbarungen zu Service Levels (SLAs), Leistungsumfang sowie regelmäßiger Abstimmung.
Verwaltung von Lagerflächen und Sicherstellung einer transparenten Inventarübersicht.
Unterstützung ergonomischer Maßnahmen sowie Organisation der Büroausstattung wie Schreibtische und Stühle.
Verantwortung für physische Sicherheitsmaßnahmen, insbesondere die lokale Umsetzung und Verwaltung von Zutrittskontrollrichtlinien.

Compliance, Risikomanagement sowie Health & Safety:

Sicherstellen der Einhaltung geltender arbeitsrechtlicher Vorgaben auf nationaler, regionaler und lokaler Ebene. Zusammenarbeit mit den Bereichen Compliance und Risk, um die Qualität und Sicherheit von Mitarbeiterdaten zu gewährleisten und notwendige Schulungen umzusetzen.
Verantwortung für die Einhaltung der Anforderungen im Bereich Arbeits- und Gesundheitsschutz.

Benefits Administration:

Koordination und Betreuung der betrieblichen Zusatzleistungen für Mitarbeitende, darunter Krankenversicherungen, Altersvorsorgeprogramme und weitere Benefits.
Enge Abstimmung mit externen Benefit-Anbietern, Maklern sowie dem People Operations Team.

DEIN PROFIL:

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Bereich Facility Management oder Office Management.
• Starke Kundenorientierung sowie sehr gute Kommunikations-, zwischenmenschliche und Problemlösungsfähigkeiten.
• Nachgewiesene Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu managen und Ergebnisse in einem dynamischen, schnelllebigen Arbeitsumfeld zu liefern.
• Sehr gute Kenntnisse in HRIS-Systemen, Microsoft Office Anwendungen sowie weiteren relevanten Anwendungen im HR- und Finanzbereich.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse.