Personal Assistant (FORMA)
fulltime_permanent mid_levelJob Overview
Шукаємо Personal Assistant до команди FORMA!
Ця роль — шанс стати ключовим партнером для CEO FORMA в момент активного зростання бізнесу та запуску окремого офісу. Personal Assistant допоможе зняти з CEO операційне навантаження, оптимізує його день і забезпечить чіткість у пріоритетах. Це позиція про довіру, вплив та системність. Ти будеш тією людиною, яка забезпечує CEO максимальну ефективність щодня, і маєш змогу впливати на якість прийнятих рішень.
FORMA — мультипродуктова компанія в рамках Universe Group, що створює рішення для роботи з документами. Наш флагманський продукт — PDFGuru, якому вже 2+ роки та за ці роки ми досягли вражаючих результатів. Ось чого вже досяг наш флагман:
35+ млн завантажених файлів за 2024 рік.
Більше ніж 50 інструментів для ефективної роботи з документами.
Користувачі з понад 80 країн світу обирають наш продукт для своїх потреб.
Середня оцінка на Trustpilot — 4,2.
Хочеш відчути атмосферу FORMA? Тоді переглянь відео про нашу команду — як ми працюємо, ростемо й будуємо мільярдну компанію з України.
Тобі точно до нас, якщо:
Для тебе важливо напряму впливати на результат й ти хочеш стати правою рукою CEO
Вмієш адаптуватися до змін, працювати в режимі multitasking і тримати фокус на пріоритетах
Бачиш для себе потенціал професійного росту до Executive Assistant
Маєш досвід в організації календаря, зустрічей, поїздок і забезпеченні бездоганного ритму роботи керівника
Цінуєш можливість розвитку управлінських та комунікаційних навичок у реальному бізнес-контексті
Відгукується середовище, де панує довіра, повага до особистого простору, ініціативність і відкритість
Основні зони відповідальності:
1. Адміністративна підтримка CEO
• Планування та координація календаря зустрічей, дзвінків і поїздок
• Контроль виконання особистих і робочих завдань CEO, нагадування про дедлайни
• Підготовка матеріалів до зустрічей, ведення нотаток, фіксація ключових рішень
2. Комунікації та координація
• Ведення внутрішньої та зовнішньої комунікації від імені CEO (листи, повідомлення, зустрічі)
• Координація взаємодії CEO з керівниками напрямів, партнерами, підрядниками
• Організація онлайн та офлайн-зустрічей, подій і відряджень
3. Особисті завдання CEO
• Виконання окремих приватних доручень, пов’язаних із плануванням особистих справ, поїздок, подій
• Допомога у плануванні особистого часу та балансі між роботою і приватним життям
4. Проактивність і конфіденційність
• Вміння передбачати потреби CEO та діяти на випередження
• Дотримання високого рівня конфіденційності в роботі з інформацією
• Робочий графік передбачає нестабільне навантаження
Ми очікуємо, що ти:
Маєш досвід роботи на позиції асистента керівника / адміністративного асистента / офіс-менеджера від 1-го року
Володієш на високому рівні навичками планування, тайм-менеджменту, пріоритизації завдань
Знаєшся на таких інструментах, як Google Workspace (Calendar, Docs, Sheets, Meet), Notion, Slack, Zoom
Вмієш готувати документи, презентації, звіти (Google Slides / PowerPoint)
Базово розумієш основні бізнес-процеси та правила корпоративної комунікації
Впевнено володієш англійською мовою (Upper-Intermediate+) — можеш самостійно вести переписку, домовлятись про зустрічі та супроводжувати CEO у міжнародних контекстах
Готова/-вий до високої залученості в робочий ритм CEO та бізнес
Емоційно зріла, системна й проактивна людина
У FORMA ми цінуємо відкритість, швидкість прийняття рішень та автономність.
Якщо ти шукаєш середовище, де твоя ініціативність не просто вітається, а очікується — тобі до нас 😉
Про нас:
Universe Group будує tech-бізнеси, перетворюючи ідеї на глобальні продукти. До групи входять три компанії: Guru Apps, FORMA та Wisey. Їхні продукти об’єднують понад 200 мільйонів користувачів зі 180 країн світу, спрощуючи буденність і створюючи нові можливості для розвитку.
Також Universe Group розвиває власний R&D-центр, який фокусується на дослідженні нових ідей, впровадженні інноваційних рішень та запуску бізнесів, що будуть частиною глобального технологічного ринку.
Що ми пропонуємо:
🔝 Розвиток та навчання – твій ріст визначає успіх команди. Внутрішні тренінги та кращі експерти з України та світу допоможуть швидко прокачати навички.
↗️ Кар’єрне зростання – у нас культура швидкого розвитку: до 10 менеджерів щороку отримують підвищення. Все залежить від твого бажання та результатів.
📍 All-inclusive офіс у Києві — у нас є все для твоєї комфортної роботи, а саме: сніданки, обіди, доріжки для ходіння, silent room для фокуса уваги — це далеко не все, що чекає на тебе в нашому спейсі.
🧳 Релокаційний пакет – комфортний переїзд до Києва або Варшави з фінансовою підтримкою, допомогою рієлторів та адаптацією в новому місті.
🤜🏻🤛🏻 Один із кращих соцпакетів – винагорода відповідає запитам ринку, 20 днів оплачуваного відпочинку, співпраця через ФОП або Дія.City, оплачувані лікарняні, медстрахування та забезпечуємо харчуванням в офісах у Києві та Варшаві.
💛 Well-being program – ми турбуємося про ментальне здоровʼя команди, тому компенсуємо роботу з психологом, а також проводимо класи з йоги та медитації в офісі.
🇺🇦 Підтримка під час війни – безпека та стабільність для тебе та твоїх рідних. Забезпечуємо всім необхідним для безперебійної роботи та долучаємось до ініціатив із відновлення України.
Надсилай своє резюме та ставай частиною нашого Всесвіту.