Asistente en Gestión Estratégica de Propuestas y Transferencia de Proyectos

Objetivo del puesto: Gestionar  y dar seguimiento a los procesos de preparación, revisión y gestión de propuestas, consultorías, tarifarios y oportunidades de financiamiento institucional, brindando acompañamiento a centros de investigación, facultades y unidades académicas para fortalecer la calidad, coherencia metodológica, financiera y operativa de las iniciativas previo a su presentación.  El puesto es responsable de mantener actualizado el pipeline institucional de propuestas y oportunidades de financiamiento, apoyar la gestión de registros institucionales requeridos por financiadores y consolidar información que facilite la planificación de capacidades necesarias para la ejecución de proyectos.  Asimismo, coordina la transición de iniciativas adjudicadas hacia la fase de ejecución (post-award), mediante la preparación del Award Brief, la implementación de listas de verificación de transferencia, la coordinación de talleres de arranque y el apoyo en la configuración inicial de proyectos en los sistemas institucionales, contribuyendo a una ejecución ordenada, eficiente y alineada con los compromisos adquiridos por la Universidad.

Funciones principales:

• Revisión y Acompañamiento de Propuestas, Consultorías y Tarifarios con el objetivo de apoyar la revisión de propuestas y documentos relacionados para verificar su coherencia y cumplimiento de requisitos institucionales y de los financiadores.  
• Validación de Sostenibilidad Financiera Institucional.               
• Transferencia de Proyectos Adjudicados a Ejecución (Post-Award) - Asegurar una transición ordenada y completa hacia la fase de ejecución.               
• Gestión y Seguimiento del Pipeline Institucional de Propuestas.               
• Asegurarse de mantener un archivo control y organización de la documentación vinculada a proyectos, manteniendo registros actualizados.             
• Revisar que las propuestas, consultorías, servicios y demás iniciativas sujetas a revisión cumplan con las políticas institucionales relacionadas con overhead, gastos administrativos, bench fee, contrapartidas y recuperación de costos indirectos, asegurando la sostenibilidad financiera de la Universidad y mitigando riesgos económicos asociados a la ejecución de proyectos.   
• Elaborar y coordinar el Award Brief de proyectos adjudicados. Analizar condiciones contractuales y financieras relevantes para ejecución. Coordinar la entrega formal de información al equipo de ejecución. Coordinar y facilitar talleres de arranque (Kick-Off).  Asegurar que los equipos conozcan restricciones, entregables y obligaciones. Apoyar la configuración inicial de proyectos en sistemas institucionales.                             
• Mantener información actualizada sobre oportunidades y propuestas institucionales para facilitar el seguimiento y la planificación de actividades relacionadas con su presentación y adjudicación. Consolidar información proporcionada por centros, facultades y unidades académicas.                   
• Mantener herramientas de apoyo como plantillas, listas de verificación, instructivos y matrices de control. Mantener actualizada la información del portafolio institucional y del pipeline histórico cuando existan ampliaciones, extensiones o modificaciones relevantes en proyectos adjudicados.                                             
• Gestionar las actividades asignadas de la Dirección General de Administración de Proyectos; garantizando el cumplimiento de objetivos y cronogramas establecidos para una oportuna continuidad de la operación.