Asistente Legal de Gestión Documental y Cumplimiento

Objetivo del Puesto: Brindar apoyo administrativo y legal a la Dirección General de Administración de Proyectos en la gestión de procesos de cumplimiento contractual asociados a proyectos en ejecución, asegurando la adecuada recopilación, validación, organización y seguimiento de documentación institucional, contractual y regulatoria requerida por cooperantes, financiadores, socios, proveedores y entidades relacionadas.  El puesto es responsable de apoyar procesos de due diligence de terceros, gestionar registros y requisitos de elegibilidad institucional y de proveedores, coordinar documentación asociada a contratos internacionales, apostillados, arrendamientos, garantías y otros instrumentos requeridos para la operación de proyectos, así como dar seguimiento al cumplimiento de obligaciones documentales y regulatorias derivadas de acuerdos cooperativos y proyectos administrados por la Universidad.  

Principales Funciones: 

• Gestionar el cumplimiento de requisitos documentales, regulatorios y contractuales establecidos por financiadores, cooperantes y normativa institucional.
  • Verificar la vigencia y documentación requerida para proyectos en ejecución                   
  • Mantener actualizadas matrices de cumplimiento documental por proyecto.               
•  Gestionar la gestión y actualización de registros institucionales y de terceros requeridos para la ejecución de proyectos.                 
  • Gestionar y actualizar registros institucionales en plataformas requeridas por financiadores.
  • Dar seguimiento a procesos de registro y actualización de proveedores.                     
•  Gestionar la recopilación, validación y organización de documentación requerida para procesos de due diligence de terceros.                
  • Solicitar documentación requerida a proveedores, socios y terceros.                         
  • Dar seguimiento a procesos de validación relacionados con OFAC, SAM, listas de sanciones, prevención de financiamiento al terrorismo, lavado de dinero y otros requisitos de cumplimiento establecidos por cooperantes.
• Gestionar la formalización y disponibilidad de documentación requerida para operaciones internacionales de proyectos.                          
  • Gestionar procesos de apostillado y legalización documental.                  
  • Dar seguimiento a documentación requerida para contratos internacionales.               
  • Gestionar la obtención de certificaciones y declaraciones institucionales.                        
  • Mantener control de documentación internacional asociada a proyectos.
• Mantener información organizada, actualizada y disponible para facilitar la gestión de cumplimiento de proyectos.                          
  • Mantener actualizadas bases de datos y expedientes documentales.                    
  • Organizar documentación física y digital relacionada con proyectos.                     
  • Elaborar reportes de seguimiento sobre documentación pendiente y vencimientos.
  • Apoyar la mejora continua de herramientas y controles documentales.                        
  • Gestionar las actividades asignadas de la Dirección General de Administración de Proyectos; garantizando el cumplimiento de objetivos y cronogramas establecidos para una oportuna continuidad de la operación.            
• Otras actividades acordes al puesto.