Administrador /a de oficina

1. Función Principal  

Asegurar el funcionamiento eficiente, ordenado y presentable de la oficina, mediante la gestión de recursos, mantenimiento, logística, proveedores y apoyo administrativo, brindando soporte a todas las áreas y garantizando un entorno laboral óptimo. 

1. Principales Responsabilidades 

Gestión de Oficina y Mantenimiento 

• Supervisar el mantenimiento general de la oficina, asegurando instalaciones limpias, funcionales y presentables. 

• Coordinar la compra de insumos (papelería, café, té, productos de limpieza, etc.) en conjunto con el personal de limpieza. 

• Mantener el control del inventario de insumos y mobiliario. 

• Supervisar la recepción de catering y asegurar la correcta presentación de espacios comunes. 

• Controlar el acceso y uso de salas de juntas. 

Relación con el Edificio 

• Ser el punto de contacto con la administración del edificio para temas como cartas responsivas, avisos, contratos de renovación, mantenimiento y otros asuntos relacionados. 

Gestión de Bodegas y Almacenamiento 

• Administrar la bodega interna y externa, incluyendo almacenaje de cajas, archivo muerto, entre todas las cosas que se deban guardar en bodegas externas. 

• Coordinar limpieza y organización de bodegas, así como el control de llaves. 

• Dar seguimiento al archivo muerto y depuración de documentos de más de 10 años. 

Apoyo Administrativo y Logístico 

• Administrar y dar seguimiento al proceso de timesheets: archivo, firmas y control. 

• Gestionar la firma y archivo de contratos y otros documentos importantes. 

• Impresión de credenciales de nuevo ingreso y reposiciones. 

• Escanear y archivar documentos relevantes. 

• Apoyar en la logística de eventos internos y externos. 

• Realizar reservaciones de hotel para colegas de otros países. 

• Apoyar en la recepción y atención de visitantes (funciones de recepción). 

• Coordinar mensajería y envíos. 

Proveedores y Convenios 

• Buscar y gestionar convenios con proveedores (hoteles, coffee break, etc.). 

• Mantener actualizada la base de datos de proveedores estratégicos. 

Apoyo a Dirección y SMT 

• Apoyar en comprobaciones de gastos del equipo de alta dirección (SMT). 

• Coordinar la entrega de calendarios institucionales o todo lo relacionado con entrega a personal. (WWF u otros). 

• Asegurar que la oficina mantenga una imagen profesional y acogedora.