Comptable de Projet

Sous la supervision de la Gestionnaire des Finances, la/le comptable fournira un soutien comptable et financier au programme pays conformément aux politiques et procédures financières de Amref et à la gestion des subventions des donateurs.

ROLES ET RESPONSABILITES :

• Préparer le budget annuel du projet et les budgets opérationnels en étroite collaboration avec les chefs de projet.
• S'assurer que toutes les dépenses liées à la mise en œuvre des projets sont conformes aux budgets approuvés, aux exigences des donateurs et aux procédures Amref.
• Surveiller les budgets par rapport aux dépenses pour assurer un taux d’utilisation de fonds adéquat.
• Conformément aux budgets approuvés, faire la revue de l’exécution des budgets et soumettre des suivis budgétaires sur une base mensuelle aux chefs de projet.
• Préparer en coordination avec les chefs de projet les prévisions budgétaires pour la mise en œuvre des activités.
• Assurer l'examen des budgets détaillés des activités mise en œuvre.
• Assurer le premier examen des demandes de paiement du personnel (avance au personnel, demande de paiement, facture d'achat, etc.).
• Préparer les pièces comptables des transactions à partir du système comptable (Voucher).
• Préparer à partir du système comptable les pièces destinées au paiement en banque.
• Assurer le premier examen de toutes les pièces justificatives concernant le rapport de dépenses des activités et assurer la validité, l'exactitude, l'exhaustivité et le respect des politiques et procédures d'Amref.
• Suivre mensuellement les soldes des avances au personnel et des partenaires de mise en œuvre pour s'assurer qu'il n'y a pas de soldes non justifiés au moment de la clôture de la période comptable.
• Assurer le lettrage des comptes d'avance du personnel pour apurement.
• Préparer les pièces comptables pour les saisies de données dans le système comptable (Gnucash).
• Enregistrement à temps de toutes les transactions du projet (fonds reçus, paiements aux fournisseurs et prestataires, journal d’opérations diverses) dans le système comptable.
• Veiller à ce que les fonds reçus des bailleurs ainsi que les revenus du bureau soient entièrement comptabilisés dans le système comptable.
• Assurer mensuellement le rapprochement des comptes bancaires dédiés au projet.
• Participer à la préparation et la soumission dans les délais d'un rapport financier de qualité destiné au bailleur pour examen.
• Assurer un bon archivage de toute la documentation comptable.
• Vérifier les demandes de paiement et les factures et préparer les documents de paiement pour revue et approbation.
• S’assurer de la déclaration et du paiement des charges sociales et fiscales périodiques et annuelles dans les délais requis.
• Assurer le paiement des factures.
• Etablir les chèques, ordres de virement et état de paiement de masse mobile money pour les paiements autorisés par le Responsable Administration & Finances Financier.
• Assurer la tenue de la caisse.
• Apporter un appui aux appels de fonds en soumettant des prévisions budgétaires mensuel en coordination avec les chefs de projet.
• Faire un suivi pour s'assurer que les paiements sont effectués à temps aux fournisseurs, au personnel, aux autorités administratives locales et aux partenaires.
• S'assurer qu’une documentation complète est fournie à temps aux auditeurs internes et externes;
• Veiller à un décaissement à temps des fonds aux sous-bénéficiaires conformément à leur calendrier de paiement contractuel.
• Assurer l'examen à temps des budgets des sous-bénéficiaires, de leur rapport financier et des pièces justificatives.
• Assister les sous-bénéficiaires pour une meilleure compréhension des exigences contractuelles et des procédures Amref.
• S'assurer que toutes les exigences contractuelles et les procédures Amref sont respectées par les sous-bénéficiaires.
• Effectuer toute autre tâche assignée par le superviseur.