Administrateur de Programme

L'administrateur(trice) de programme apporte un soutien administratif et opérationnel structuré au programme des agents de santé communautaires (ASC) du Burkina Faso, en assurant la bonne coordination des processus de planification, des flux de travail liés aux achats et à la logistique, au suivi de l'engagement des parties prenantes et à la documentation financière pour l'ensemble des activités du programme.

Relevant du/de la Responsable de programme senior du Programme des agents de santé communautaires du Burkina Faso, ce poste joue un rôle essentiel en assurant la mise en place de systèmes organisés, la tenue de registres précis et un suivi administratif rigoureux aux niveaux national, régional, de district et communautaire. Le/La titulaire du poste soutient la planification du programme, les processus d'approvisionnement, la coordination logistique, le suivi des communications avec les parties prenantes et l'administration générale du programme.

L'administrateur/administratrice de programme travaille en étroite collaboration avec les équipes et les parties prenantes – notamment le ministère de la Santé et de l'Hygiène publique, les directions régionales de la santé, les équipes sanitaires de district et les partenaires de mise en œuvre – afin de garantir la bonne coordination des opérations et l'exactitude, l'exhaustivité et l'accessibilité de la documentation.

Ce poste exige une grande rigueur organisationnelle, le souci du détail, la fiabilité et un sens aigu du service. L'administrateur/administratrice de programme doit également faire preuve de proactivité et être orienté(e) vers la recherche de solutions, en veillant à ce que les processus administratifs contribuent activement à la mise en œuvre du programme.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

1. Planification du programme et coordination administrative

• Appuyer la consolidation et le suivi des plans de travail, des calendriers d'activités et des échéanciers de mise en œuvre du programme des agents de santé communautaires au Burkina Faso.
• Coordonner les réunions et préparer les ordres du jour, les comptes rendus et les outils de suivi des actions.
• Maintenir des systèmes de classement structurés pour le programme (physiques et numériques).
• Assurer le suivi des actions administratives convenues.

2. Appui aux achats et à la logistique

• Préparer et organiser la documentation relative aux achats conformément aux politiques d'Amref et aux exigences du programme.
• Coordonner la logistique des formations, des ateliers, des réunions avec les parties prenantes et des activités de terrain aux niveaux régional et de district.
• Tenir à jour les outils de suivi des achats et s'assurer de l'exhaustivité de la documentation des fournisseurs.
• Appuyer la conformité et la préparation de la documentation en vue des examens et audits internes.

3. Coordination des parties prenantes et appui à la communication

• Tenir à jour les listes de contacts des principales parties prenantes au sein du MSHP, du DRS, des équipes de santé de district, des partenaires, des acteurs communautaires, des donateurs, des partenaires de mise en œuvre et des autres acteurs.
• Conserver des registres clairs des rôles et responsabilités au sein du programme.
• Appuyer la préparation et la diffusion des communications courantes du programme.
• Tenir des registres structurés des réunions, des forums de coordination et des décisions importantes.
• Appuyer la préparation et la diffusion des supports de communication courants du programme.

4. Soutien à la documentation financière et des achats

• Compiler et organiser les documents nécessaires au traitement des paiements ou des achats.
• Assurer un classement précis des factures, des contrats et des pièces justificatives.
• Appuyer les équipes des finances et des achats dans la recherche de documents, au besoin.

5. Soutien aux opérations du programme et à l'accueil

• Appuyer la coordination des opérations quotidiennes du programme et des besoins administratifs.
• Veiller à ce que les salles de réunion, le matériel et la logistique soient préparés et organisés.
• Assurer l'accueil et le soutien administratif, au besoin.

6. Gestion du personnel et performance

• Appuyer le chef de programme à assumer la responsabilité de ses objectifs de performance individuels et remplir ses fonctions dans les délais convenus.
• Faire preuve de professionnalisme, de réactivité et de fiabilité dans les interactions quotidiennes avec toutes les parties prenantes internes et externes.
• Solliciter des retours d'information pour renforcer les compétences et les performances administratives.
• Respecter les valeurs d'Amref et du programme, les normes de protection et les exigences de confidentialité dans toutes les activités.

7. Gestion de l'information et des documents

• Tenir à jour des dossiers de programme précis pour toutes les fonctions administratives.
• Veiller à ce que la documentation soit organisée, sécurisée et facilement accessible.
• Faciliter la préparation aux audits grâce à des systèmes de documentation complets et bien tenus à jour.
• Promouvoir la cohérence de la tenue des dossiers pour toutes les activités du programme.

INDICATEURS CLÉS DE PERFORMANCE (MESURES DE SUCCÈS) – Mettre en place une plateforme adaptée et créer un impact durable

1. Planification et soutien administratif

• Les plans de travail, les calendriers et les outils de suivi sont à jour et précis.
• Les réunions sont bien organisées : ordres du jour, comptes rendus et suivis sont effectués dans les délais.
• Les dossiers du programme sont structurés et facilement accessibles.

2. Coordination des achats et de la logistique

• La documentation relative aux achats est complète et soumise dans les délais impartis.
• Les formations et les réunions sont bien organisées sur le plan logistique.
• La documentation des fournisseurs est correctement classée et facilement accessible.
• Les retards dus à des lacunes administratives sont minimes.

3. Communication et gestion des documents

• Les listes de contacts des parties prenantes et les dossiers d’engagement sont exacts et à jour.
• La documentation des réunions est claire, structurée et facilement accessible.
• Les comptes rendus de communication et les notes de réunion sont clairs et organisés.

4. Exactitude de la documentation

• La documentation relative aux paiements et aux achats est complète et sans erreur avant sa soumission.
• Les dossiers sont exacts et prêts pour un audit.
• Les retards dus à des documents manquants ou incomplets sont minimisés.

5. Soutien administratif et de service

• Le soutien administratif permet le bon déroulement des opérations du programme à tous les niveaux.
• La coordination administrative favorise un environnement de travail professionnel et organisé.
• La coordination administrative favorise un environnement de travail professionnel et organisé.

6. Éthique professionnelle et fiabilité

• Les tâches sont accomplies dans les délais impartis et conformément aux normes requises.
• Fait preuve de fiabilité et assure le suivi des dossiers sans avoir besoin de rappels répétés.
• Identifie des améliorations pratiques pour renforcer les processus administratifs.