RESPONSABLE, EXCELLENCE DES PROCESSUS – VOYAGES CORPORATIVES (GRACE)

Nous sommes à la recherche d’un(e) Responsable , Excellence des Processus pour prendre en charge la mise en œuvre de notre nouvelle plateforme mondiale de voyages GRACE au Canada. 

Il s’agit d’un rôle pratique et de bout en bout. Vous serez responsable de contribuer à la conception de la solution localement — de la configuration du système et de la conception des processus jusqu’à la documentation, aux essais et au déploiement. Une fois établi, le modèle canadien servira de fondement à l’expansion dans d’autres agences MSC à l’échelle mondiale. 

Ce rôle relève directement du Chef des ressources humaines et de l’administration, qui agira en tant que gestionnaire de projet, et travaillera en étroite collaboration avec l’équipe de voyages d’entreprise de MSC Canada ainsi qu’avec l’équipe mondiale de voyages de MSC — CTI. 

Rôle de relève opérationnelle — Coordonnateur(-trice) aux voyages d’entreprise 

Un élément essentiel de ce rôle consiste à agir à titre de premier substitut du coordonnateur(-trice) aux voyages d’entreprise. Cette responsabilité est intentionnelle et fondamentale : elle permet au(à la) titulaire du poste d’acquérir une compréhension approfondie et de première main des réalités opérationnelles quotidiennes du voyage d’entreprise — notamment le rythme, les urgences, les attentes des parties prenantes et les points de friction récurrents. 

Cette expérience de terrain directe est ce qui distingue les processus théoriques des flux de travail véritablement efficaces. En assumant régulièrement les fonctions de coordination, le(la) titulaire sera en mesure de : 

• Concevoir des processus qui reflètent le niveau d’urgence et le volume réels des opérations de voyage ; 
• Déceler les lacunes ou les inefficacités qui ne seraient pas visibles sans une participation directe au travail ; 
• Bâtir une crédibilité solide auprès des équipes internes et des fournisseurs, ce qui favorise l’adhésion lors du déploiement ; 
• Valider que chaque documentation, procédure opérationnelle normalisée et configuration du système est fonctionnelle dans des conditions réelles, et non seulement en théorie. 

Il est attendu que le(la) titulaire du poste assume ce rôle de relève de manière régulière, notamment lors des absences, des périodes de fort achalandage ou lorsque la situation l’exige, et intègre les apprentissages issus de cette expérience directement dans le travail de conception et d’amélioration des processus. 

Principales responsabilités 

Mise en œuvre du projet 

• Diriger la mise en œuvre intégrale de GRACE au Canada, de la configuration initiale jusqu’à la mise en service et la stabilisation ; 
• Agir en tant qu’administrateur(-trice) central(e) du projet, en assurant l’alignement des échéanciers, des livrables et des parties prenantes ; 
• Gérer le calendrier quotidien du projet, notamment la planification des réunions, le suivi des avancements et les relances ; 
• Assurer la coordination des réunions et la prise de notes, en veillant à une documentation claire des discussions, décisions et points d’action ; 
• Maintenir la rigueur autour des échéanciers et de la responsabilisation, en s’assurant que les travaux sont réalisés comme prévu ; 
• Travailler étroitement avec les équipes internes (RH, Finances, TI, Approvisionnement, Opérations) et les partenaires externes ; 
• Concevoir des processus de voyage clairs, pratiques et adaptables, conformes aux orientations du responsable de la livraison internationale ; 
• Cartographier les flux de travail liés aux réservations, aux approbations, aux dépenses et aux rapports ; 
• Assurer le suivi des configurations du système et soutenir les phases d’essai, y compris les tests d’acceptation par les utilisateurs ; 
• Détecter et escalader les problèmes auprès du gestionnaire de projet avant la mise en service. 

Processus et documentation 

• Créer et maintenir des procédures opérationnelles normalisées (PON) pour tous les processus liés aux voyages ; 
• Bâtir un référentiel centralisé pour la documentation, organisé, accessible et facile à gérer ; 
• Veiller à ce que la documentation soit suffisamment claire pour être réutilisée par d’autres régions sans retravail ; 
• Tenir des registres précis des décisions, changements et étapes clés du projet ; 
• Maintenir les documents à jour au fur et à mesure que le système et les processus évoluent. 

Gouvernance et structure 

• Définir et mettre en œuvre des lignes directrices claires en matière de gouvernance, de responsabilité des rôles et de processus d’approbation ; 
• Assurer l’alignement avec les politiques internes et les exigences générales de conformité ; 
• Soutenir un mode de fonctionnement cohérent et structuré entre les équipes ; 
• Renforcer la responsabilisation et éliminer les lacunes en matière de responsabilité. 

Perspective mondiale 

• Documenter la configuration canadienne de manière à ce qu’elle puisse être déployée dans d’autres agences MSC ; 
• Soutenir les mises en œuvre futures en partageant la documentation, les processus et les leçons apprises. 

Pourquoi ce poste ? 

C’est une opportunité de construire quelque chose à partir de zéro et de jouer un rôle clé dans la façon dont les voyages sont gérés chez MSC. Les résultats obtenus au Canada serviront de fondement pour d’autres régions, ce qui fait de ce poste un rôle à fort impact et à grande visibilité.